タウンホールミーティングとは、会社での開き方

タウンホールミーティングとは：意味と語源

タウンホールミーティングとは、経営層が社員と直接向き合い、説明と質疑応答を通じて対話する社内の集まりです。全社で開くことも、事業部や拠点の単位で開くこともあります。形式は、会場に集まる形とオンライン、その両方を組み合わせた形があります。

語源は英語の town hall（町の公会堂）です。アメリカの地域で、住民が公会堂に集まり、町の課題を話し合った集会がもとになったとされます。政治家が有権者と直接対話する集会もこの名前で呼ばれ、会社では、それにならって経営と社員の対話の場を指すようになりました。「タウンミーティング」もほぼ同じ意味で使われ、社内では「全社集会」「対話集会」と呼ぶ会社もあります。

ほかの社内の集まりとの違いは、社員の質問と経営の答えが中心にあることです。

タウンホールミーティングの目的と、向いている議題

タウンホールミーティングの目的は、経営の考えを経営者自身の言葉で伝えることと、社員の疑問や懸念を直接聞いて答えることの2つです。あわせて、経営の側が現場の受け止め方を知る機会にもなります。

向いているのは、多くの社員の仕事に関わり、質問が出ることが見込まれる議題です。たとえば、組織や拠点の統合、制度の大きな変更、業績と来期の方針の説明などが当てはまります。一方で、一人ひとりの評価や異動の相談は、全社員の前で扱う話ではありません。ハラスメントや健康に関わる相談が寄せられたときは、その場で判断を示さず、会社の相談窓口や人事の担当につなぐことを、人事と経営で開催の前に決めておきましょう。

以下では、来年4月に予定している2つの営業所の統合を、社長が全社員に説明するタウンホールミーティングを例にします。

会社でのタウンホールミーティングの開き方

タウンホールミーティングは、議題を1つに絞り、説明より質疑に長く時間をとる形で組むと、対話の場になりやすくなります。準備から開催後までの流れは、次の通りです。

1. 議題と目的を1つに絞ります。「営業所の統合について、決まっていることを伝え、社員の疑問に答える」のように、一文で言える形にします。
2. 時間の配分を決めます。たとえば60分の会なら、経営の説明を15〜20分ほどにして残りを質疑にあてる、という配分が1つの目安になります。
3. 質問を事前に集めます。名前を出さずに送れる方法も用意すると、大勢の前では尋ねにくい質問も集まりやすくなります。
4. 管理職に前もって資料を共有します。開催のあと、部下から職場で質問されたときに答えられるようにするためです。
5. 司会を決めます。人事や広報の担当が司会を務め、事前の質問の読み上げと時間の進行を受け持つと、経営者は答えることに集中できます。
6. 開催後に、質問と回答の一覧を公開します。当日に答えきれなかった質問への回答と、決まったことの続報も、期限を決めて出します。

当日の冒頭では、司会が会の進め方を伝え、経営者は、決まっていることとまだ決まっていないことを分けて話します。分けて話せば、まだ決まっていない点についても、社員が質問しやすくなります。

社員からの質問には、答えられることはその場で答え、答えられないことは、いつまでに答えるかを伝えます。

厳しい意見や質問が出たときは、まず質問してくれたことに礼を言い、言い訳から入らずに答えます。

終わりには、司会が、残った質問への回答の時期と、続報をどこで知らせるかを伝えます。

タウンホールミーティングのあとは、直属の上司との1on1につなぐ

タウンホールミーティングで経営が話せるのは、全社に関わる話までです。統合が一人ひとりの仕事にどう関わるのかは、そのあと、それぞれの部下と直属の上司が話すことになります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）として、「会社や組織の考えや状況を理解するため」を挙げた人が38.5%いました。「自分の仕事を進めるため」（52.8%）に次いで、2番目に多い理由です。上司との面談は、自分の仕事を進める場であると同時に、会社の考えを知る場としても使われています。面談についての数字ですが、タウンホールミーティングで経営が話した内容も、そのあと直属の上司と話す機会があれば、社員が自分の仕事との関係を理解しやすくなると考えられます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。タウンホールミーティングで経営と社員が直接話す機会を設けても、上司と部下の1on1の代わりにはなりません。

人事の担当から管理職には、開催の前に、次のように伝えておくことをおすすめします。

開催のあとの1on1では、上司が部下の受け止め方を尋ね、仕事に関わるところを一緒に整理するのも1つの方法です。

部下の側から、上司に尋ねたいこともあるでしょう。上司と一緒に考えたいことがあるときは、そのことも添えて切り出すと話しやすくなります。

タウンホールミーティングで避けたいこと

避けたいのは、経営の説明だけで時間を使い切ってしまうことです。質疑の時間が残らなければ、名前が変わっただけの説明会になります。反対に、質問に答えることに終始して、経営として何を大事にしてその判断をしたのかが伝わらないまま終わることも避けたいところです。

• 答えやすい質問だけを選んで読み上げること。事前の質問を選ぶ場合は、多かった質問から順に取り上げ、取り上げなかった質問にも開催後に答えます。
• 決まっていないことを、決まっているように話すこと。その場の不安を和らげようとして見通しを言い切ると、あとで内容が変わったときに説明が難しくなります。
• 開いたあとに、何も知らせないこと。回答の一覧や続報が出なければ、次の開催で質問は集まりにくくなると考えられます。
• 上司と部下の1on1の代わりにすること。全社に関わる説明と、一人ひとりの仕事の話は、場を分けて扱います。

タウンホールミーティングがうまくいったかを、どう振り返るか

タウンホールミーティングがうまくいったかは、参加した人数より、社員の疑問に答えられたか、そのあと職場で話が続いたかで振り返ります。

• 質疑に十分な時間をとれていたなら、次は、取り上げきれなかった質問への回答をいつ出すかを、開催の案内に書いておくとよいでしょう。
• 質問がほとんど出なかったなら、次は、名前を出さずに送れる方法を広げ、事前の受け付けの期間も長めにとってみてください。
• 開催のあとの1on1で、部下から統合の話が出ていたなら、上司が受けた質問を人事に集め、回答の一覧に加えましょう。
• 経営の説明が予定より長くなったなら、次は、説明の資料を事前に配り、当日は要点だけを話すようにしてみてください。

開催のあと、決まったことの続報を出すたびに、社員の疑問にどこまで答えられたかを、人事と経営で振り返ってみてください。