ミーティング・会議にはどんな種類や形式があるか

ミーティング・会議の種類は、目的と形式の2つで分けると分かりやすい

ミーティングや会議の種類は、「何のために集まるか」という目的と、「どう集まるか」という形式の2つで分けると分かりやすくなります。定例会議、キックオフ、ブレインストーミングといった呼び名は、この2つの組み合わせに付いた名前です。

同じ「定例会議」でも、進み具合を聞くだけの回もあれば、その場で何かを決める回もあります。呼び名だけで中身を判断すると、出る人は準備を取り違え、開く人は決めたいことが決まらないまま時間を終えることがあります。会議を開くときも出るときも、呼び名より先に、目的と形式を言葉にしておくとよいでしょう。

以下では、契約の事務を担当する課（課長と担当者6人）が、紙の申込書をやめて電子申請に切り替える取り組みを例にします。1つの取り組みの中でも、目的の違う会議がいくつも開かれます。

目的で分けたミーティング・会議の種類

目的で分けると、職場で開かれるミーティング・会議は、おおむね次の8つの種類になります。1回の会議がどれか1つにきれいに当てはまるとは限りませんが、その回の中心がどれなのかを決めておくと、準備と進め方が決まります。

このほかに、上司と部下が1対1で行う面談（1on1）も、ミーティングの1つです。複数の人が集まる会議と違い、その二人の仕事や成長に関わる話を、二人のために使う時間です。上司と部下の面談（1on1）の目的は、仕事と成長を前に進めることだ、とKAKEAIは考えています。話す場を持つこと自体は、目的ではありません。

会議を開く人は、案内か冒頭で、その回がどの種類なのかを一言で伝えておくと、出る人が準備を合わせやすくなります。

会議に出る人の側から、何の会議なのかを尋ねてもかまいません。

形式で分けたミーティング・会議の種類：場所、頻度、人数、進め方

形式は、目的とは別の軸です。同じ検討の会議でも、対面で開くかオンラインで開くかで、資料の見せ方や発言の順番の決め方が変わります。形式は、主に次の4つで分けられます。

• 場所で分ける。対面、オンライン、一部の人がオンラインで加わるハイブリッドの3つがあります。ハイブリッドでは、会議室の中だけで話が進み、オンラインで加わった人が発言しにくくなることがあります。
• 頻度で分ける。決まった間隔で開く定例会議と、必要なときに開く臨時の会議があります。定例会議は日程が先に決まっていて議題を持ち寄る会議で、臨時の会議は議題が先にあって日程を決める会議です。
• 人数と範囲で分ける。全社や部の全員が集まる会議、課やチームの会議、関係する人だけの少人数の会議、1対1の面談があります。
• 進め方で分ける。報告を順に聞く形、議題ごとに話し合う形、少人数のグループに分かれて作業する形（ワークショップ形式）、立ったまま短く確認する形（朝会など）があります。

形式は、目的に合わせて選びます。選んだ理由も一緒に伝えると、出る人が納得して準備できます。

会議とワークショップの違い

ワークショップは、参加者が話を聞くだけでなく、手を動かしたり、グループで意見を出し合ったりしながら進める形式です。会議の種類というより、進め方の形式の名前と考えると分かりやすいでしょう。決める会議の前に、案を広げるためのワークショップ形式の時間を別に取るのも1つの方法です。

1回のミーティングに目的が混ざるときの分け方

困りごとが起きやすいのは、1回の会議に目的が2つ以上混ざっているのに、そのことが参加者に伝わっていないときです。たとえば、進み具合の共有のつもりで集まった定例で急に項目の削減を決めることになると、資料を読んでいない人や、決める立場の人がいないまま話が進むことがあります。アイデア出しのはずの時間に、出た案の良し悪しをその場で比べ始めると、案が出にくくなることもあります。

目的が混ざること自体は、悪いことではありません。時間を区切り、今が何の時間なのかを言葉にすれば、1回の会議で共有と決定の両方を扱えます。

会議に出ている人が、目的が混ざっていると感じたときにも、確かめる言い方があります。

立場別：ミーティングの種類を、開く人と出る人はどう使うか

会議の種類を知っていると、開く人は案内に何を書けばよいかが分かり、出る人は何を準備すればよいかが分かります。

会議を開く人（上司・主催者）

会議を開く人は、案内を出す前に、目的（何が決まれば、または何が伝われば終えてよいか）と形式（場所・時間・参加者）を決めておくとよいでしょう。案内には、会議の呼び名よりも、その回で何をするのかを書きます。

会議に出る人（部下・参加者）

会議に出る人は、案内に目的が書かれていないときに、何の会議なのかを主催者に尋ねておくと、準備を取り違えずに済みます。

会議では話しにくいこと（自分の担当の負担や、個人の事情）は、無理に会議で話さず、上司との1on1に持ち込むこともできます。

ミーティングの種類を意識した会議がうまくいったかを、どこで振り返るか

種類を意識して会議を開いたかどうかは、会議の呼び名が合っていたかではなく、出た人が同じつもりで集まれたかで振り返るとよいでしょう。次の順で見直してみてください。

• 案内か冒頭で、その回が何をする会議なのかを出た人全員が分かっていたら、次は、決める会議で決める立場の人がその場にいたかを見ます。
• 決める人がいて、終わったときに何が決まったかを全員が同じ言葉で言えていたら、次は、目的が混ざった回で時間を区切って今が何の時間なのかを言葉にできていたかを思い返します。
• そこまでできていたら、会議では話しにくい話が出たときに、1on1など別の場に移せていたかを見ます。

できていないことがあれば、次の会議の案内に、目的を一文で書き足すところから始めてみてください。