上司の方へ管理職・マネジメント
マネージャーの仕事が雑用ばかりになってしまうとき
先に答え
マネージャーの仕事が雑用ばかりに感じるときは、まず1週間ほど、何に時間を使ったかを書き出すことから始めましょう。そのうえで、書き出した仕事を4つに分けます。自分でなくてもできる作業、範囲を決めれば任せられること、マネージャーにしかできない判断、部下の仕事を前に進める時間です。減らせる仕事は、やめるか、ほかの人に頼むか、任せる範囲を決めて減らします。部下に任せるときは、理由と範囲を伝えて本人の考えを尋ねます。空いた時間は、部下との1on1や仕事の相談に充て、雑用の都合で1on1を延ばすときも、次の日程を部下と一緒に決めるとよいでしょう。
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Kakeai AI 1on1の利用データでは、同じ上司と部下の1on1の間隔が、月1回より長くあくことも珍しくありませんでした。KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の間隔があく人ほど、面談が成果につながっていると感じる人は少なくなっています。利用データからは1on1の間隔があくことが珍しくないこと、1万人調査からは間隔があく人ほど成果を感じる人が少ないことが、それぞれ分かります。
- 20.6%
- Kakeai AI 1on1 利用データ
- 同じ上司と部下が続けて行った1on1の間隔のうち、前の回から46日以上あいていたものの割合
- 21〜45日の月1回のペースが51.3%で最も多く、10日までの毎週のペースは12.0%でした。実際の記録でも、1on1の間隔が月1回より長くあくことは珍しくないということです。
- 30.7%
- 1万人調査
- 上司との面談が1か月に1回の人のうち、面談が成果につながっていると感じている人の割合
- 2週間に1回の人では39.4%、3か月に1回の人では27.1%でした。面談の間隔があく人ほど、成果につながっていると感じる人は少ないという傾向があります。
利用データの割合は、同じ上司と部下の組で、続けて行った1on1どうしの日数の差を1つずつ集計したものです。1万人調査は、部下の立場で上司との面談について尋ねたもので、上司の仕事の量や雑用については尋ねていません。
出典：株式会社KAKEAI「1on1実態調査」（N=10,000、2026年5月実施、インターネット調査）
この調査は、上司と定期的に面談をしている会社員1万人に、面談を受ける立場での実感を尋ねたものです。
出典：株式会社KAKEAI「Kakeai AI 1on1 利用データの集計」（2025年10月12日〜2026年10月3日に行われた1on1から抽出した30万回の記録を、会社や個人が特定できない形で集計）
マネージャーの仕事が雑用ばかりのとき： まず、雑用に見える仕事を4つに分ける
マネージャーの仕事が雑用ばかりに感じるときは、雑用を減らす方法を探す前に、1週間ほど、何に時間を使ったかを書き出してみることをおすすめします。書き出した仕事を分けてみると、自分でなくてもできる作業と、マネージャーとしての判断が含まれている仕事が混ざっていることがあります。
以下では、Webメディアの編集部で、記者5人と一緒に仕事をしているデスク（マネージャー）の場面を例にします。デスクの1週間は、請求書の処理や会議の資料づくり、外部のライターとのやり取り、問い合わせの転送などで埋まりがちです。
| 仕事の分け方 | 編集部での例 | 扱い方 |
|---|---|---|
| 自分でなくてもできる作業 | 請求書の | やめるか、 |
| 判断が | 外部ライターの | 金額や |
| マネージャーにしかできない | 編集部の | 自分で |
| 部下の | 原稿の | ほかの |
雑用に見える仕事のすべてが、減らすべきものとは限りません。原稿料の承認のように、範囲を決めれば任せられる仕事もあれば、予算の配分のように、マネージャーが決めなければ部下の仕事が止まってしまう仕事もあります。
雑用に見える仕事を減らす方法： やめる・頼む・任せる範囲を決める
雑用に見える仕事は、「やめる」「ほかの人に頼む」「任せる範囲を決める」のどれで減らせるかを考えます。どれも、マネージャーが一人で抱え込まずに、自分の上司や部下に相談するところから始まります。
自分の上司や他部署に、 やめ方や仕組みを相談する
- 毎週の会議資料のうち、閲覧数の表は、システムから出したものをそのまま添付する形にできないでしょうか。今は私が転記に2時間ほど使っていて、その時間を記者の原稿を見る時間に回したいと考えています。
- 請求書の処理は、編集部の誰が行っても同じ手順です。来月から、アシスタントの△△さんにお願いできないか、ご相談させてください。
- 会議に出る人を、各チームから1人ずつにしていただくことはできますか。議事録は、私から編集部の全員に共有します。
- 今月は、記者の原稿を見る時間が足りていません。会議資料の作り方を変えられないか、一度30分ほどご相談の時間をいただけますか。
部下に任せるときは、 理由と範囲を一緒に伝える
部下に仕事を任せるときは、なぜその人にお願いするのかと、どこまでを任せるのかを伝え、本人の考えも尋ねるとよいでしょう。理由が伝わらないと、手の空かない上司の仕事を押し付けられたと受け取られることがあります。
- 外部ライターの原稿料の承認は、決まった単価の範囲なら、○○さんの判断で進めてもらえればと考えています。単価を超えるときだけ、私に相談してください。この分け方で、○○さんはどう思いますか。
- この仕事をお願いしたいのは、私の手が空かないからだけではありません。ライターとのやり取りを○○さんが受け持つほうが、企画の段階から相談しやすくなると考えたからです。
- 今の仕事の量で引き受けるのが難しければ、遠慮なく言ってください。代わりに外せる仕事を、一緒に考えましょう。
本人が引き受けてくれたら、最初のうちは迷った点を一緒に見る機会を設けておくと、本人も判断しやすくなります。
- 引き受けてくれてありがとうございます。最初の1か月は、判断に迷った承認があれば、一緒に見ながら決めましょう。
自分で続ける雑用は、 時間を決めてまとめる
自分で続ける仕事は、決めた時間にまとめて片づけると、部下の相談に応じる時間を残しやすくなります。
- 問い合わせの転送は、毎日11時と16時にまとめて見るようにします。急ぎのものは、チャットで声をかけてください。
- 午後の2時から3時は、原稿の相談を受ける時間にしたいと考えています。この時間は、私が作業の途中でも、遠慮なく声をかけてください。
本来のマネジメントに使う時間： 雑用の都合で、 部下との1on1を後回しにしない
雑用を減らしてできた時間は、部下の仕事を前に進める時間に充てます。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1の目的は、仕事と成長を前に進めることだと考えています。
1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、同じ上司と部下が続けて行った1on1の間隔を集計しています。21〜45日の月1回のペースが51.3%で最も多くなっています。一方で、前の回から46日以上あいていた間隔も20.6%ありました。つまり、実際の記録でも、1on1の間隔が月1回より長くあくことは珍しくないということです。
KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が2週間に1回の人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は39.4%でした。1か月に1回の人では30.7%、3か月に1回の人では27.1%です。言い換えると、面談の間隔があく人ほど、成果につながっていると感じる人は少ないという傾向があります。
雑用に追われて1on1を延ばすことは、誰にでも起こりえます。延ばすときは、上司が一人で決めて済ませず、理由を伝えたうえで、次の日程をその場で部下と決めるとよいでしょう。部下の側に、急いで相談したいことがあるかもしれないからです。
- 今週は月末の締めの作業が重なって、木曜の1on1の時間が取れそうにありません。申し訳ありません。来週の火曜か水曜に動かしたいのですが、○○さんの都合はどうですか。
- 動かす前に、急いで相談したいことがあれば教えてください。今日のうちに10分だけでも時間を取ります。
1on1の中で、雑用の扱いを部下に相談してもかまいません。部下の側から、上司の気づいていない減らし方が出てくることもあります。
- 正直に言うと、今は請求書と会議の資料で手一杯で、原稿を見る時間が足りていません。編集部の中で、やめても困らない作業に心当たりはありますか。
- （部下）毎週の閲覧数のまとめは、読んでいる人が少ないように感じています。続けるかどうかを、編集長にご相談いただけないでしょうか。
- 教えてくれてありがとうございます。閲覧数のまとめは、今週中に編集長に相談してみます。結果は、来週の1on1でお伝えします。
マネージャーの仕事が雑用ばかりのときに、 避けたいこと
避けたいのは、雑用を一人で抱え込み続けることと、反対に、理由も範囲も伝えずに部下へまとめて回すことです。
- 雑用をすべて自分で抱え込む。部下の相談に応じる時間がなくなり、部下が判断を待ったまま仕事を止めてしまうことがあります。
- 逆に、雑用をまとめて部下に回す。理由と範囲を伝えずに回すと、部下の仕事の量が増えるだけになり、本人の仕事が前に進まないことがあります。
- 雑用の都合で、1on1を上司の一存で延ばし続ける。延ばすときは理由を伝え、次の日程を部下と一緒に決めることをおすすめします。
- 雑用に見える仕事を、すべて減らすべきものと決めつける。承認や調整の中に、マネージャーにしかできない判断が含まれていることがあります。
- 自分の上司に相談せず、残業で片づけ続ける。仕事の量そのものは、自分の上司や他部署と一緒に決めなければ減らせないこともあります。残業が続いて体調に変化を感じるときは、一人で抱えず、産業医や人事の担当に相談してください。
マネージャーの時間の使い方を振り返るには
マネージャーの時間の使い方は、雑用がどれだけ減ったかより、部下の仕事を前に進める時間がどれだけ取れたかで振り返ります。1か月ほどを区切りに、次のように見直してみましょう。
- 部下の仕事を前に進める時間（仕事の相談や1on1、仕事を見る時間）を1週間でどのくらい取れたか数えられたら、次は足りなかった週にどの雑用が入っていたかを書き出してみてください。
- 部下に仕事を任せられたら、次は、任せた理由と範囲が本人に伝わっているかを、本人に尋ねてみましょう。
- 雑用の都合で延ばした1on1の次の日程を部下と決められたら、次は、延ばす回数そのものを減らせないかを考えます。
- 上司の側が引き受けたまま部下を待たせている仕事があれば、次の1on1より前に、いつまでに返すかを伝えます。
部下の仕事を前に進める時間が足りないと分かったら、来週の予定に、原稿の相談を受ける時間と1on1を先に入れるところから始めてみてください。
この場面で、Kakeai AI 1on1 でできること
Kakeai AI 1on1 は、上司と部下の1on1の準備・会話・ふりかえり、そして日常の仕事の場面で、お二人のこれまでの1on1を踏まえた具体的な支援を届ける AI です。
部下が多く自分の担当業務もあって、前回話したことや引き受けたことを覚えきれないときに、Kakeai AI 1on1では次のことができます。
ホームの「この先1週間のポイント」で。
期限の近い部下の一歩に、 次の1on1を待たずに気づいて声をかけられます。
Kakeai AI が、ご自身のすべての1on1の予定や、決めた一歩の期限、途中になっている話から、この先1週間で気にかけておくとよいことを、事実と、問いかけの形の提案で、最大3件書きます。ホームはご自身だけに表示されます。
林さんの「上海側の要件確認（電気・環境の項目を整理して柳瀬と小野寺へ）」が6月25日期限でまだ届いていません。小野寺さんの要件表と合流させる前提の作業なので、今日中に状況を確認してみてはいかがでしょうか。
1on1の最中と終了後、「1on1のAI要約」で。
1on1の最中にメモを取ることに気を取られず、 上司が引き受けたことも二人の記録で見返せます。
Kakeai AI が、実施中の会話をもとに2分ごとに全体を書き直し、話のまとまりごとに見出しと要点を並べます。上司が引き取った確認も、誰がいつまでに何をするかの形で書かれることがあります。終了後はそのまま履歴になり、お二人の画面に同じ内容が表示されます。
バンコクの要件はまだ未確認で、柳瀬さんが来訪中のタイ拠点長に6月15日の週のうちに確認する。
1on1の終わり際に、球体を押したとき。
時間を延ばさずに、 誰が何をいつまでにするかを決めてから1on1を終えるきっかけになります。
終わり際に球体（Kakeai AI に話題を提案させるボタン）を押すと、Kakeai AI が残り時間を添えて、その日に出た次の一歩の候補の担当と期限を二人で確かめようと提案することがあります。決定した一歩は、1on1を終了したときに「MOVE」（1on1で決めた次の一歩と目標を、お相手ごとに一覧にする画面）に追加されます。
残り4分ほどです。今日話した「一次調査の報告」の件で、一歩の候補が2つ出ています。「競合調査の表に代理店が日系か現地かの列を追加する」と「試算のやり方に割合の根拠（理由）を書く手順を入れる」、それぞれいつまでにやるかをお二人で一つ確かめて終わりませんか？森さん、いかがでしょう？
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よくある質問
マネージャーの仕事が雑用ばかりなのは、 よくあることですか。
マネージャーの仕事が雑用ばかりに感じられることは、珍しくないでしょう。ただし、雑用に見える仕事の中には、原稿料の承認や予算の配分のように、マネージャーの判断が含まれているものもあります。1週間ほど何に時間を使ったかを書き出し、自分でなくてもできる作業と、判断が要る仕事を分けてみると、減らせるものと続けるべきものが見えてきます。
雑用を部下に任せるのは、 押し付けになりませんか。
雑用を部下に任せるときに押し付けになりやすいのは、理由と範囲が伝わっていないときです。なぜその人にお願いするのかと、どこまでを本人の判断で進めてよいかを伝え、本人の考えも尋ねてみてください。今の仕事の量で引き受けるのが難しければ、代わりに外せる仕事を一緒に考えると伝えておくと、部下も相談しやすくなります。
マネージャーの本来の仕事とは、 何ですか。
マネージャーの本来の仕事は、部下の仕事と成長を前に進めることだと考えられます。具体的には、マネージャーにしかできない判断を待たせずに行うこと、部下の仕事の相談に応じること、1on1で仕事の進め方や次に取り組むことを一緒に考えることなどです。雑用を減らしてできた時間は、こうした時間に充てます。
雑用が多くて、 部下との1on1の時間が取れないときはどうすればよいですか。
雑用が多くて1on1の時間が取れないときは、上司が一人で延ばすことを決めず、部下に理由を伝えたうえで、次の日程をその場で一緒に決めるとよいでしょう。延ばす前に、急いで相談したいことがないかも尋ねておきます。KAKEAIの1万人調査では、面談の間隔があく人ほど、面談が成果につながっていると感じる人は少ない傾向がありました（1か月に1回の人で30.7%、3か月に1回の人で27.1%）。
自分の上司から頼まれる雑用は、 断ってもよいですか。
自分の上司から頼まれる雑用は、断るかどうかより、どう減らせるかを相談するとよいでしょう。「この資料の転記に毎週2時間ほど使っています。その時間を部下の原稿を見る時間に回したいのですが、形を変えられないでしょうか」のように伝えてみてください。使っている時間と、空いた時間で何をしたいのかを具体的に伝えると、相談に乗ってもらいやすくなります。
関連するページ
出典と、この数字を引用するときの書き方
出典：株式会社KAKEAI「1on1実態調査」（N=10,000、2026年5月実施、インターネット調査）
出典：株式会社KAKEAI「Kakeai AI 1on1 利用データの集計」（2025年10月12日〜2026年10月3日に行われた1on1から抽出した30万回の記録を、会社や個人が特定できない形で集計）
引用する際は、「出典：株式会社KAKEAI『1on1実態調査』（2026年）」と、このページのURLを明記してください。
このページのURL：https://kakeai.co.jp/guide/manager-buried-in-chores
作成者と運営者
KAKEAIでは普段、「上司」「部下」という言葉を使っていません。このページでは、多くの方に伝わりやすいよう、一般的な呼び方として「上司」「部下」と書いています。
このページは、Kakeai AI 1on1 を提供する株式会社KAKEAIが、自社で実施した1万人調査と Kakeai AI 1on1 の利用データの集計をもとに作成したものです。
運営者：株式会社KAKEAI（会社概要） 更新日：