マネージャー補佐・代理・代行とは何か

マネージャー補佐・代理・代行とは：決められる範囲と期間の違い

マネージャー補佐・代理・代行の違いは、マネージャーに代わって決められる範囲と、その期間にあります。ただし、3つの言葉の使い方は会社や業界によって違い、決まった定義はありません。以下は、一般的な使われ方の例です。

役職の名前として使われる「代理」や「補佐」は、実際にはマネージャーの代わりに判断しないこともあります。たとえば「課長代理」は、課長に次ぐ役職を表す名前として使われることがあり、課長が不在のときに代わりに判断するとは限りません。

自分の会社での位置づけと決められる範囲は、就業規則や職務の権限を定めた社内の規程で確かめ、分からない点は人事の担当に尋ねてください。役職によっては労務上の扱い（管理監督者に当たるかどうか、残業の扱いなど）が変わる場合もあるため、その点も人事の担当に確認しておくと安心です。

補佐・代理・代行の違いが、部下の仕事にどう関わるか

部下にとって大事なのは、呼び名よりも、誰に相談すればその場で決まるのかです。上司が不在の間に誰が何を決められるのかが分からないと、部下は判断を待って仕事を止めるか、自分の判断で進めるかを一人で選ぶことになります。どちらを選んでも、あとで食い違いが起きることがあります。

そのため、上司が休暇や出張で不在になる前に、上司・代行の人・部下の三人で、次の3つを分けて共有しておくことをおすすめします。

1. 代行の人が、その場で決めてよいこと
2. 代行の人が、上司に連絡してから決めること
3. 上司が戻るまで待ってもらうこと

3つ目の「待ってもらうこと」まで決めておくと、代行の人も部下も、お客様や他部署に返事の時期を伝えやすくなります。

上司が不在になる前と、不在の間の最初の一言（ホテルのフロントの例）

以下では、ホテルのフロントを例にします。フロントのマネージャーが1週間の休暇を取り、その間はアシスタントマネージャーの△△さんが代行を務めます。フロントのスタッフの○○さんは、お客様の対応で判断に迷う場面があります。

マネージャーから代行の人へ：任せる範囲を、理由と一緒に伝える

代行の人からスタッフへ：誰に何を相談すればよいかを伝える

スタッフから代行の人へ：判断してほしいことを、先に言う

マネージャーが戻ったとき：判断の経緯を引き継ぐ

代行の期間が終わったら、代行の人が決めたことと、決めずに待ってもらったことを、経緯と一緒に引き継ぎます。代行の人からマネージャーへは、次のように伝えるとよいでしょう。

マネージャーは、代行の人が決めたことを、理由を聞かずに覆さないように気を配ります。そのうえで、代行の人とスタッフの両方に、不在の間に困ったことを尋ねます。

マネージャー補佐と1on1：上司の代わりに受け持つ形にはしない

補佐の人に、部下との1on1を任せる形をとる職場もあります。KAKEAIは、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。

そのため、部下の仕事を決めているのがマネージャーであれば、1on1はマネージャーが行い、補佐の人は日々の相談に乗る形をおすすめします。補佐の人が受けた相談のうち、マネージャーの判断が要るものは、部下本人と話したうえで早めにマネージャーに伝えると、部下の仕事が止まりにくくなります。上司が長く不在になり、その間の部下の仕事を代理の人が決めることになる場合もあります。その期間の1on1をどうするかは、会社の決まりに沿って、不在になる前に三人で話しておくとよいでしょう。

補佐の人にとって、マネージャーとの1on1は、任される範囲を少しずつ広げていく相談の場にもなります。

マネージャー補佐・代理・代行をめぐる、よくある誤解

補佐・代理・代行をめぐっては、次のような思い込みから、仕事が止まったり食い違いが起きたりすることがあります。

• 「代理」と付いていれば、マネージャーと同じことを決められる。「課長代理」のように役職の名前として使われている場合は、代わりに判断する権限があるとは限りません。決められる範囲は、社内の規程とマネージャーとの取り決めによります。
• 代行の間は、すべてマネージャーが戻るまで待つ。待つだけでは、お客様への返事や部下の仕事が止まります。反対に、代行の人が何でも決めてしまうと、マネージャーが戻ったあとに食い違いが起きることがあります。どちらにも寄らないよう、決めてよい範囲を先に分けておくことが大切です。
• 補佐は、言われた作業をこなすだけの立場だ。補佐の人は、判断の材料をそろえたり、案を出したりできます。任せる範囲を少しずつ広げることで、補佐の人がマネージャーの仕事を経験する機会にもなります。
• 代理や代行を任されたら、一人で抱えなければならない。迷ったときにマネージャーに連絡してよい場面を先に決めておけば、一人で抱える必要はありません。

補佐・代理・代行の分担がうまくいっているかを振り返るには

分担がうまくいっているかどうかは、上司が不在の間に、判断を待って止まった仕事がどれだけあったかで振り返ることができます。不在の期間が終わったら、次の点を三人で見直してみてください。

• スタッフが誰に相談すればよいかで迷わずに済んでいたら、次は、代行の人がその場で決められる範囲を、少し広げてみるのも1つの方法です。
• 代行の人が決めたことが経緯と一緒にマネージャーに伝わっていたら、次は、その経緯をもとに任せ方の取り決めを三人で見直すとよいでしょう。
• 待ってもらったお客様への返事を、マネージャーが戻った日のうちに決められていたら、次の不在の前にも、待ってもらうことの一覧を作っておくと安心です。

反対に、判断を待ったまま止まっていた仕事があった場合は、その仕事を、次の不在のときには3つのうちのどれに入れるかを決めておくことをおすすめします。