ミーティングで話すことがないとき

ミーティングで話すことがないのは、話す中身がないからとは限らない

会議やミーティングで「話すことがない」と感じるとき、自分の準備が足りないせいだと思うかもしれません。しかし、起きていることは、多くの場合次の3つのどれかです。1つ目は、順番に報告する会議で、自分の担当にその週の変化がないことです。2つ目は、意見を求められているのに、自分の考えがまだ固まっていないことです。3つ目は、その会議で自分に何が求められているのかが分からないことです。どれに当たるかで、最初にすることが変わります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で上司に一番期待することとして「報告したい」を選んだ人は9.4%でした。上司の考えや関わりを求める3つの答え（「具体的なアドバイスがほしい」18.3%、「意見を聞きたい」14.1%、「一緒に考えてほしい」13.2%）を合わせると、45.6%になります。「報告したい」は、「その他」を除く7つの答えの中で、「話を聞いてほしい」7.9%に次いで少ない答えでした。つまり、上司と1対1で話す場で部下が求めているのは、報告よりも、上司の考えや関わりのほうが多いということです。

同じ質問で最も多かった答えは、「その時々によって違う」の20.9%でした。上司と話す場に何を求めるかが回ごとに変わる、という人が最も多かったということです。1対1の面談についての数字で、会議について尋ねたものではありません。ただ、上司と話す場で求められているのが報告だけではないことは、会議で何を話すかを考える手がかりになるでしょう。

報告することがない週でも、聞きたいことや決めてほしいこと、気になっていることがあれば、それを発言にするとよいでしょう。どれもない回は、「変わりありません」と一言で終えてかまいません。

以下では、通販事業部の毎週月曜の定例（受注と返品の対応の共有。6人で30分）に、返品の問い合わせを担当する人が出ている場面を例にします。

担当に変化がないとき：「変わりありません」のあとに、聞きたいことを1つ添える

自分の担当に変化がない週は、「変わりありません」と短く言うのが一番分かりやすい報告です。そのうえで、聞きたいことや決めてほしいこと、気になっていることが1つあれば、報告の代わりに出してください。ほかの出席者にとっても、変化のない報告を詳しく聞くより、こうした発言のほうが話し合いにつながりやすいでしょう。

聞きたいことも決めてほしいこともない週は、無理に作らなくてよいでしょう。

報告することがない週が何週も続くなら、その会議での自分の役割を、上司に相談してみてください。会議の中でではなく、1on1など、二人で話せる場で切り出すほうが話しやすいでしょう。

意見を求められたが考えが固まらないとき、何を求められているか分からないとき

意見を求められて「話すことがない」と感じるときは、完成した意見でなければ発言できない、と思っていないでしょうか。会議の検討に要るのは、結論の出た意見だけではありません。途中の考え、判断に要る質問、気になる点も、検討を前に進めます。

何を求められているか分からないときは、その場で聞いてかまいません。分からないまま黙っていると、ほかの出席者は「意見がない」と受け取り、自分は「話すことがない」と感じる、というすれ違いが残ります。

議題を見ても自分が何をすればよいのか分からない回が続くなら、会議の前に司会や上司に尋ねておくのも1つの方法です。

会議を開く側：順番に報告する形を、聞きたいことと決めることを尋ねる形に

全員が順番に報告する形の会議では、報告することがない人にも順番が回ります。その人は、話すことを作るか、気まずく「特にありません」と言うかのどちらかになりがちです。開く側が変えられるのは、この形です。

まず、報告は会議の前に短い文書で集め、会議では読んだ前提で、聞きたいことと決めることだけを扱う形にしてみてください。変化のない人は、文書に「変わりなし」と1行書くだけで済みます。

会議の中では、報告の順番ではなく、聞きたいことと決めてほしいことを尋ねます。発言を求める言い方は、名前を呼んで答えを促す形ではなく、全員に向けて、なければないでよいと添える形にするとよいでしょう。

出席者が黙っているとき、「話すことがないのは関心がないからだ」と受け取らないようにしたいところです。その人が報告することがないだけなのか、意見はあるが言いにくいのか、自分に何が求められているのか分からないのかは、聞いてみないと分かりません。1on1で聞くと、会議の場では出てこなかった事情が分かることがあります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も、両方が当事者だと考えています。会議で話すことがないという状態も、出席者だけの問題でも、開く側だけの問題でもないでしょう。出席者は報告の代わりに聞きたいことを持ち込み、開く側は全員が順番に報告する形を見直す、という両方から始めてみてください。

ミーティングで話すことがないときに、避けたいこと

• 話すことを作って場をつなぐ。変化のない週に、細かい作業の説明を長くするのは、自分も周りも時間を使うだけです。「変わりありません」の一言のほうが、会議の役に立ちます。
• 分からないまま黙って終える。自分に何が求められているのか分からないときは、会議中か会議の前に聞くほうが、ほかの出席者にとっても助かります。
• 「話すことがない」を、自分の準備不足として抱え込む。報告することがないのは、多くの場合、その週の仕事の状況によるもので、準備だけの問題とは限りません。
• 開く側が、黙っている人に名指しで発言を求める。その人は、その場で話すことを作らなければならなくなります。報告の形を変えるほうが、無理なく続けやすいでしょう。
• 逆に、報告の枠をなくして、変化のあった人の話も会議で聞かなくなる。報告がない人に「ない」と言ってもらうことと、報告がある人の話を会議で聞くことは、両立します。文書で集めた報告のうち、会議で話すものは司会が選びます。

「話すことがない」回が減ったかを振り返るには

話すことがないという状態が変わったかどうかは、自分が毎回何か発言できたかではなく、会議で何を話したかと、会議がどんな形で進んだかで振り返るとよいでしょう。振り返る点は、次の3つです。

• 「変わりありません」のあとに聞きたいことを1つ添えられたら、次の回も、会議の前に聞きたいことと決めてほしいことを1つずつ考えておくとよいでしょう。
• 自分に何が求められている議題か分からないまま終わった回があったら、次の会議の前に、司会や上司にその議題での役割を尋ねておきます。
• 開く側として順番に報告する枠を減らせたら、次は、文書で集めた報告のうち会議で話すものを選び、聞きたいことと決めることに時間を使います。

変化のない週が続く担当なら、報告の枠を外して、相談があるときだけ話す形にできないか、上司に相談するのも1つの方法です。