定例会議が無駄だと感じるとき

定例会議が無駄だと感じるとき、まず見たいのは開く理由と前回とのつながり

定例会議が無駄だと感じる場面として、よく挙げられるのは次の2つです。1つは、「毎週金曜に開く」という予定だけが先にあり、その回に決めることがなくても開かれていることです。もう1つは、前の回で決めたことが次の回で確認されず、同じ報告が繰り返されていることです。どちらも、定例という形そのものより、開く理由が「決まっているから」だけになったときに起きやすいものです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）に「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」を選んだ人は27.2%でした。最も多いのは「自分の仕事を進めるため」の52.8%で、「言われているため」は選べる8つの答えの中で4番目です。つまり、面談を自分の仕事を進める場として受けている人が最も多い一方で、実施するように言われているから受けている人も少なくありません。

1万人調査では、面談の困りごと（複数回答）に「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人は6.2%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%です。回答者全体では31.9%でした。話したことがそのあとの日常にいかされないと感じている人は、面談が成果につながっていると感じにくくなっています。

どちらも上司との面談についての数字で、定例会議について尋ねたものではありません。ただ、話したことがそのあといかされないと成果を感じにくいという点は、前回決めたことが次の回で確認されない定例にも通じると考えられます。定例を続けるかやめるかを決める前に、まず定例の中身を見直すことをおすすめします。

以下では、経理課の毎週金曜の定例（6人、45分）を例にします。月次の締めの進み具合と、新しい経費精算の仕組みの導入について話す会議です。

定例会議が無駄かどうかを見分ける4つの問い

定例会議が無駄かどうかは、感じ方だけで決めず、直近3回の議事録かメモを見て、4つの問いで確かめることをおすすめします。参加者の立場でも、開く側の立場でも、同じ問いが使えます。

4つの問いのどれにも「無駄に近い答え」が当てはまるなら、定例の中身を変えることを考えるとよいでしょう。1つか2つなら、その問いに対する「最初にすること」から始めてみてください。

参加者として定例会議が無駄だと感じるとき：前回決めたことの自分の分から話す

参加者の立場で先にできるのは、自分の報告を「今週したこと」の読み上げから、「前回決めたことのうち、自分の担当がどうなったか」に変えることです。前回の決定から話し始める人が1人いると、会議の流れが前回とつながりやすくなります。

自分に関わる議題がない回が続くなら、出席の仕方を上司に相談してみてください。「無駄です」と言うより、空く時間を何に使えるかを添えて話すと、上司も受け取りやすくなります。

定例の中身そのものを変える提案も、参加者からできます。提案は、不満としてではなく、変えたあとの進め方と試す期間を添えて伝えると、受け取ってもらいやすくなります。

上司の側にも、定例を開いている事情があります。課の全員の状況を一度に知る機会が定例しかない、部長に報告する内容を定例で集めている、といった事情です。提案するときに、その事情も尋ねると話が進みやすくなります。

定例会議を開く側として無駄だと言われたとき：中身を3つに分けて、共有を文書に移す

定例を開いている上司が「無駄だ」と言われたときは、やめるか続けるかを先に決めず、定例の中身を3つに分けてみてください。「前回決めたことの確認」「今回決めること」「共有」の3つです。このうち共有は、読めば済むものが多く、文書に移せます。定例に残すのは、確認と決定です。

決めることが毎回あるとは限りません。決めることがない週は定例を開かずに文書の共有だけにしてよい、とチームに伝えておくと、予定があるからという理由だけで開くことを避けやすくなります。

定例を無駄だと言った部下には、まず率直に言ってくれたことへのお礼を伝え、どの時間が無駄に感じるのかを聞きます。言った人は、定例を直す手がかりを先に出してくれています。

定例をやめたり減らしたりするときは、いきなりなくすより、まず隔週にし、次に時間を短くする順で試すとよいでしょう。それぞれの段階で、困ることが出ていないかをチームの皆さんに尋ねながら進めます。その前に、定例で拾っていた個別の相談がどこに移るかを決めておいてください。

定例会議と1on1の役割を分ける

定例会議が無駄だと感じられる原因の1つとして、個別の仕事の進み具合の話が、全員の前で1人ずつ順に報告される形になっていることが考えられます。ほかの5人には関わりの薄い話を聞く時間が、45分の大半を占めます。個別の仕事の進み具合や迷っていることは1on1に移し、定例は全員に関わる決定に絞ると、定例も1on1も、それぞれの役目がはっきりします。

KAKEAIは、上司と部下の面談（1on1）の目的は、仕事と成長を前に進めることだと考えています。話す場を持つこと自体は、目的ではありません。定例会議も同じで、続けるかどうかは、毎週開いたことではなく、開いたあとに何が動いたかで判断できます。

また、KAKEAIは、1on1では仕事の話をしない・進み具合の確認は別の場で行うと決めておくことをおすすめしません。定例から外した個別の進み具合の話は、1on1で正面から扱ってかまいません。

部下の側からも、個別の話を1on1に移す提案ができます。

定例会議が無駄でなくなったかを振り返る

定例会議が無駄でなくなったかどうかは、会議中の発言の多さや時間の短さではなく、定例と定例の間に何が動いたかで振り返るとよいでしょう。中身を変えてから3回ほど続けたところで、次の3つを見てみてください。

• 前回決めたことのうち、次の定例までに動いていたものがあれば、次はそれを冒頭の確認で短く共有し、残りの時間を決めることに充てます。
• 決めることがなくて開かなかった週に困ったことがなければ、開かない週を続けてかまいません。困ったことがあれば、何に困ったのかを尋ねて、その分だけを定例に戻します。
• 自分に関わる議題がない回がまだ続いている人がいたら、その人と出席の仕方を相談します。

前回決めたことが動いていて、開かない週があっても困らず、出ている人それぞれに関わる議題があるなら、その定例は無駄ではなくなってきていると考えてよいでしょう。逆に、3回続けて決まったことがないなら、定例としては一度やめて、決めることがあるときだけ集まる形に変えてみてください。