ミーティングの無断欠席・すっぽかしへの対応

ミーティングの無断欠席・すっぽかしで、会議に何が起きるか

ミーティングの無断欠席（連絡なく出ないこと）やすっぽかし（忘れていて出ないこと）があると、会議には3つの影響が出ます。1つ目は、その人がいないと決められない議題が、その日は決まらないことです。2つ目は、ほかの出席者の時間が、来るかどうか分からない人を待つことに使われることです。3つ目は、次の回から「この人は来ないかもしれない」という見込みで会議が組まれるようになることです。この影響は、その場では見えませんが、あとまで残りやすいものです。

無断欠席は、部下だけが起こすことではありません。上司が1on1や会議の時間に来ないことも、同じように起きます。以下では、自分がすっぽかしてしまったとき・相手が来なかったとき・上司が来ないときの3つの場面に分けて、対応を紹介します。

無断欠席への対応で大切にしたいのは、欠席したこと自体を責めることより、次から同じことが起きにくい決まりを、二人の間やチームの中で確かめておくことです。「出られないと分かった時点で連絡する」と「欠席した回に残ったことは自分でフォローする」の2つです。

ここからは、店舗の棚卸しの段取りを決める打ち合わせ（店長・副店長・バイヤー・物流担当の4人。月に1回）を例にします。

自分がミーティングをすっぽかしたとき：最初の一言と、欠席した回のフォロー

自分がすっぽかしたと気づいたら、まず一言入れます。謝る言葉と、今から入れるかどうかの2つだけで十分です。理由は一言にとどめ、事実と違う理由は言わないでください。あとで食い違いが分かったときに、欠席そのものより理由のほうが信頼を損ねるおそれがあります。

欠席のあとにすることは、決まったことを自分で確認することと、自分がいなかったことで決まらなかった議題を、自分から動かすことです。議事録を待つのではなく、出た人に聞きに行きます。

繰り返さないための手立ては、自分で決めて、上司に伝えます。

相手がミーティングに来ないとき：待つ時間と、あとでの聞き方

相手が連絡なく来ないときは、開始から5分ほど待ち、来なければ連絡を1回入れて、始めます。待っている間は、ほかの出席者の時間が使われています。本人がいないと決められない議題は後ろに回し、ほかの議題から進めます。

会議のあとに本人に声をかけるときは、責める言葉から始めず、状況を聞くことから始めます。来なかった理由は、忘れていた場合もあれば、体調や急な仕事の場合もあります。本人と話す前に、本人のいないところで今後の扱い（次から呼ばない、など）を決めてしまうことは避けたいところです。

無断欠席が続くときは、会議の場ではなく、1on1など二人で話せる場で理由を聞いてみてください。「出たくない」という理由が隠れていることもあります。その会議に本人が出る必要が本当にあるのか、日程が本人の都合と合っていないのかも、聞かなければ分かりません。

体調や家庭の事情が理由だと分かったときは、まず話してくれたことにお礼を言い、仕事の調整は本人の考えを聞いてから進めます。勤務の扱いに関わることは、就業規則と人事の担当に確認してください。

上司がミーティングや1on1に来ないとき：部下の側からできること

上司が1on1や会議の時間に来ない、何度も流れる、ということも起きます。部下の側からは言いにくいことですが、黙って待っていると、次の回も決まらないまま間があきます。先にできるのは、次の日程を部下の側から決めに行くことです。

来ないことが続くときは、率直に伝えてかまいません。責める形ではなく、自分の仕事にどう影響しているかを伝えると、上司にも受け取りやすくなります。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として「上司の時間確保や日程調整」を挙げた人が24.6%で、尋ねた15の困りごとの中で最も多い答えでした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は44.6%で、回答者全体の31.9%より高くなっています。上司の時間が取りにくいことに困っていても、面談が成果につながっていると感じている人は多いということです。

同じ調査で、「上司が実施に前向きではない」を挙げた人は3.9%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は20.4%で、回答者全体の31.9%より低くなっています。上司が面談に前向きではないと感じている人では、成果の実感が全体より低いということです。

どちらも面談についての数字で、会議の欠席について尋ねたものではありません。ただ、上司の側は、日程が合わなかったことそのものより、面談に前向きではないと部下に受け取られないように気を配るとよいでしょう。

自分が1on1に来られなかったときは、上司の側も部下と同じように、一言で謝り、次の日程を自分から出します。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も、両方が当事者だと考えています。会議や1on1に来ないことも、どちらの側にも起きることで、対応の形は同じです。二人の間で先に話しておきたいのは、分かった時点で連絡すること、理由は一言にとどめること、欠席した回に残ったことを自分でフォローすることの3つです。

ミーティングの無断欠席への対応で、避けたいこと

• 会議の場で、来なかった人をみんなの前で責める。理由は本人に聞かなければ分かりません。みんなの前で責めると、次から本当の理由が出てきにくくなります。
• 本人と話す前に、本人のいないところで今後の扱いを決める。「次からは呼ばない」を本人の知らないところで決めると、本人は理由も聞かれずに外されることになります。
• 逆に、何も触れずに済ませる。来なかったことに誰も触れないと、本人は「いなくてもよかった」と受け取るかもしれません。決まったことと、本人に残っている議題は伝えます。
• 事実と違う理由で謝る。体調不良や電車の遅れを理由にして、あとで食い違いが分かると、欠席より理由のほうが信頼を損ないます。
• 上司が来ないことを、部下の側が黙って待ち続ける。次の日程を部下の側から出すことは、失礼ではありません。

ミーティングの無断欠席への対応を、そのあとの会議で振り返る

無断欠席への対応がうまくいったかどうかは、本人が謝ったかどうかより、そのあとの会議が前に進んだか、お互いに連絡しやすくなったかで振り返るとよいでしょう。振り返ったあとに次にすることは、次の3つです。

• 欠席した回に決まらなかった議題が次の回まで止まっていたら、次は、会議のあとすぐに、残った議題を本人に伝えます。
• 出られないと分かった時点での連絡がまだお互いにできていなかったら、連絡の仕方（チャットで一言送る、など）を二人で決めておきます。
• 欠席が続いていた人と、その会議に出る必要や日程についてまだ話せていなかったら、次の1on1で時間を取ってみてください。

連絡なく来ない回が続く会議は、本人だけでなく、会議そのもの（出席者の選び方・日程・議題）にも見直す点があるかもしれません。本人と一緒に、その会議に出る形を決め直してみてください。