会議の締め方とラップアップ

会議の締め方（クロージング・ラップアップ）とは何か

会議のクロージングとラップアップは、どちらも会議の終わりの5分から10分で、話し合った内容をまとめ、会議を終える部分を指す言葉です。クロージングは「会議を終わらせる部分」、ラップアップは「話した内容をまとめ直す部分」という意味合いで使われますが、職場では同じ意味で使われることが多く、厳密な区別はありません。総括は、会議の全体を振り返って評価する言葉で、会議の終わりに口頭で行う総括は、ラップアップとほぼ同じものです。

言葉の違いより大事なのは、締めで何を言い直すかです。締めは、結論を読み上げる儀式ではなく、会議のあとに誰が何をするかを、全員の前で言葉にする時間です。

以下では、物流倉庫の課長と係長2人、事務担当1人で行う、年末の繁忙期に向けた会議を例にします。決めることは、臨時スタッフの人数と募集の開始日、12月のシフトの組み方です。司会は課長が務めます。

会議のラップアップで言い直す4つのこと

会議のラップアップで言い直すのは4つです。決まったこと、決まらなかったことと足りなかったもの、誰がいつまでに何をするか、そして次に話す日です。このうち抜けやすいのは、決まらなかったことと足りなかったもの、そして誰が何をするかの中の「責任者である上司が引き受けたこと」でしょう。

1. 決まったこと。結論を、数字と日付を入れて言います。「増やす方向で」ではなく「12月前半に6人」です。
2. 決まらなかったことと、足りなかったもの。決められなかった議題は、「引き続き検討」で終えず、何が分かれば決められるのかと、誰がそれを用意するのかを言います。
3. 誰が、いつまでに、何をするか。担当者の仕事だけでなく、上司が引き受けたことも同じ重さで言います。
4. 次に話す日と、それまでの連絡の仕方。次回の日時と、次回を待たずに相談してよいことを言います。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）に「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人は6.2%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。上司が約束を守らないことを困りごとに挙げる人は少ないものの、挙げた人では、面談が成果につながっていると感じる人の割合が低いということです。

1対1の面談についての数字なので、会議の参加者が成果をどう感じるかまでは分かりません。会議の締めでは、担当者の仕事は言い直しても、上司自身が引き受けたことは言い落とされることが多いようです。ラップアップでは、担当者の仕事と並べて、上司自身が引き受けたことも声に出して言うとよいでしょう。

会議の締め方の進め方と発言の例：残り10分から

会議の締めは、残り10分ほどを目安に、議論を止めて始めるとよいでしょう。議題が少ない会議なら、5分で足りることもあります。終わりの時刻になってから始めると、言い直しが駆け足になり、認識のずれを直す時間が残りません。

残り10分：議論を止めて、締めに入る

話が途中でも止めるのは、決まったことの確認を、議論より優先するためです。続きは、決まらなかったことの中で扱います。

決まったことと、担当・期限を言い直す

言い直しは、責任者の理解を先に出して、参加者が違いを言いやすくするためのものです。担当者に「大丈夫ですね」と確認を迫る形にはしないでください。

決まらなかったことと、足りなかったものを言う

決まらなかった議題は、足りなかったものが分かっていれば、次回は決めるところから始められます。「引き続き検討します」とだけ言って終えると、次回も同じ議論を最初からやり直すことになります。

上司が引き受けたことを、同じ重さで言う

上司が引き受けたことが先に動かないと、担当者の仕事まで止まることがあります。この例では、時給の上限が分からなければ、求人の原稿も書けません。そのため、この例では上司の期限を、担当者の期限より前に置いています。

次に話す日と、それまでの連絡の仕方

最後の一言は、礼で締めます。長い訓示は要りません。

会議の締めで認識のずれが見つかったときの直し方

ラップアップの言い直しで認識のずれが出てくるのは、悪いことではありません。ずれは、議事録を読んで初めて分かるより、その場で分かるほうがずっと早く直せます。参加者から違いが出たら、まず礼を言い、言い直しをその場で直します。

期限や担当に無理があるときも、締めの場で言ってもらえれば直せます。

オンラインの会議では、言い直した内容をチャットにも書き、退出する前に違いを書いてもらえるようにします。声を出しにくい参加者も、その場で直せます。

会議の締め方で避けたいこと

会議の締め方で避けたいのは、言い直しを省いて終わることと、片方の約束だけを言うことです。次の5つは、よく見られますが、会議のあとに決めたことが動きにくくなります。

• 時間が来たので「以上です」で切る。決まったことと決まらなかったことの境目が、人によって違ったまま散会になります。
• 「各自、よろしくお願いします」で担当と期限を言わない。誰が何をするのかが名前と日付で言われないと、全員が「自分ではない誰かがやる」と受け取る余地が残ります。
• 担当者の仕事だけを言い直して、上司が引き受けたことを言わない。片方だけに約束を負わせる形になり、上司の側の仕事が遅れていても気づきにくくなります。
• 決まらなかったことを「引き続き検討」で済ませる。何が分かれば決められるのかを言わないと、次回も同じところから始まります。
• 締めの場で新しい議題を出す。言い直しの時間が無くなります。新しい議題は、次回の議題に加えると言って、締めに戻ります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も、両方が当事者だと考えています。会議の締めも同じで、担当者の約束だけを言い直して上司の約束を言わない締め方は、片方だけに責任を負わせる形になります。上司が引き受けたことを、担当者の仕事と同じ重さで言うことをおすすめします。

会議の締め方がうまくいったかの振り返り方

会議の締め方がうまくいったかどうかは、締めの言葉がきれいにまとまったかではなく、次の会議までの動きで振り返ってみてください。振り返ったあとに次にすることを、3つ挙げます。

• 担当と期限を言い直したときに、参加者が違いを言うだけの時間が足りなかったら、次の会議では、締めに入る時刻を少し早めてみてください。
• 決まらなかった議題について、足りなかったものと誰が用意するかを締めで決められたら、次の会議は、用意されたものを見るところから始めます。
• 上司が引き受けたことを期限までに済ませて全員に知らせられたら、次の会議の締めでも、担当者の仕事と並べて言い直します。

上司が引き受けたことを期限までに済ませられなかったときは、次の会議の締めでは、上司が引き受けたことを最初に言い直し、その期限を担当者の期限より前に置くところから始めてみてください。