ミーティング（会議）とは何か。意味と目的

ミーティング（会議）とは何か：集まること自体ではなく、持ち帰るものに意味がある

ミーティング（会議）とは、複数の人が同じ時間に集まって情報を伝え合い、検討し、決めるための場です。「ミーティング」「会議」「打ち合わせ」は、会社や人によって使い分けが異なり、同じ集まりを別の名前で呼んでいることも少なくありません。名前で中身が決まるわけではないので、このページでは3つをまとめて「ミーティング（会議）」と呼びます。

集まること自体に意味があるわけではありません。ミーティングの意味は、終わったあとに参加者が持ち帰るものにあります。持ち帰るものは、決まったこと、誰が何をいつまでにするかという担当と期限、そして参加者の間での共通の認識の3つです。この3つのどれも持ち帰れない集まりは、名前が会議でも、意味のあるミーティングとは言いにくいでしょう。

呼び名と中身が人によって一致しない例として、上司との面談の呼び方があります。KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との定期的な面談を「1on1だと思う」（「とてもそう思う」「そう思う」の合計）と答えた人は37.2%でした。同じ上司との定期的な面談でも、それを1on1と呼ぶかどうかは人によって分かれている、ということです。

「定例」「ミーティング」「打ち合わせ」と呼ばれていても、何を持ち帰るための場なのかは、名前だけでは分からないことがあります。参加する前に、その集まりで何が決まり、自分が何を持ち帰るのかを知っておくことをおすすめします。

ミーティング（会議）の目的：同じ時間に集まらないとできないことをする

ミーティングを開く目的は、同じ時間に同じ場に集まらないとできないことをするためです。それは、次の3つです。

1. その場で決める。判断に必要な情報を持つ人と、決める権限を持つ人が同時にいれば、やり取りを往復させずに、その場で決められます。
2. 意見や心配な点を出しそろえて検討する。1人の案に対して、別の立場の人がその場で気になる点を言い、案を直していけます。
3. 全員が同じ説明を聞き、その場で質問する。文書を読むだけでは残る解釈の違いを、質問と答えでその場で解消できます。

逆に、この3つのどれにも当たらないことの多くは、集まらなくても進められます。報告を読み上げるだけの共有は文書で済むことが多く、一人ひとりの仕事の進め方や事情の話は、上司と部下の1on1のほうが向いています。全員に同じ答えで済むことは会議で扱い、人によって答えが違うことは1on1で扱う、と分けると、どちらの時間も使いやすくなります。

以下では、お客様向けの操作マニュアルの改訂（マーケティング部、サポート部、デザイン担当の7人）を例にします。マニュアルの構成を決める会議を開く人は、目的を次のように言えます。

参加する側も、集まる目的が分からないときは、始まる前に尋ねてかまいません。

ミーティング（会議）の効果：決まったこと・担当と期限・共通の認識を持ち帰る

ミーティングの効果は、会議の中だけでは分かりません。効果が表れるのは、会議のあとに決めたことが動いたときだと考えられます。会議が盛り上がったかどうか、全員が発言したかどうかは、効果そのものではありません。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が2か月に1回より少ない人でも、面談がそのあとの行動につながっている人では、面談が成果につながっていると感じる人は52.8%でした。一方、週1回以上面談している人でも、面談が行動につながっていない人では12.7%です。会う回数の多さより、話したことが行動に移っているかどうかのほうが、成果の実感と強く結びついています。上司との面談についての結果ではありますが、会議の効果も、回数や時間ではなく、会議のあとに何が動いたかで見るのがよいでしょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の面談（1on1）の目的は、仕事と成長を前に進めることだと考えています。話す場を持つこと自体は、目的ではありません。KAKEAIは、話せたか・実施したか・回数で、面談のよしあしを見ることをおすすめしません。会議についても、開いた回数や出席率ではなく、そのあとに何が動いたかで、続けるかどうかを判断してください。

会議の効果を会議の終わりに確かめるには、持ち帰るものを全員の前で言葉にします。

ミーティング（会議）の種類と、それぞれの目的

ミーティングは、目的によっていくつかの種類に分けられます。種類ごとに、持ち帰るものが違います。

定例の会議で、遅れている作業が無く、手を打つことが無い週は、短く終えてかまいません。

上司と部下の1on1は、この表には入れていません。1on1は、一人ひとりの仕事と成長を前に進めるための時間で、会議のように全員に同じ答えで済む場ではないからです。会議で出た話のうち、一人の事情に関わるものは会議の中で深追いせず、1on1に持ち越すほうが、本人の事情に合わせて話せます。

ミーティング（会議）の意味が参加者に伝わる言い方

ミーティングの意味は、開く人が頭の中で分かっているだけでは、参加者には伝わりません。案内と冒頭の一言で、何のために集まり、何を持ち帰るのかを言葉にします。

参加者の側からも、会議の意味を確かめる言い方があります。意味が分からないまま参加しているより、尋ねたほうが、自分にとっても会議を開いた人にとっても役に立ちます。

部下の立場で、会議の意味が分からない回が続くときは、1on1で上司に聞いてみてください。

上司の側は、部下から聞かれたときに、自分でも目的が一言で言えないなら、その会議の形を見直す機会にするとよいでしょう。

ミーティング（会議）が意味のあるものだったかを振り返る

会議が意味のあるものだったかどうかは、会議中の雰囲気ではなく、終わったあとに残ったもので振り返ります。次のように進めてみてください。

• 会議の終わりに、決まったこと・担当と期限・決まらなかったことを全員の前で言葉にできたら、次の会議は、それがどこまで動いたかの確認から始めます。
• 前回決めたことが次の会議までに動いていなかったときは、担当と期限が決まっていたかを、その会議の中で見直してみてください。
• 文書で済む共有や一人の事情の話に会議の時間を使っていたら、次からは、共有は文書に、一人の事情の話は1on1に移します。

決めたことが動かない会議が続くなら、進め方を変える前に、その会議で本当に決めるべきことがあるのか、決める権限を持つ人が出席しているのかを見直してみてください。