上司にメールを送るときの書き方の基本

上司へのメールの書き方の基本は、読んですぐ動ける形にすること

上司にメールを送るときの基本は、丁寧な言い回しを整えることより、上司が読んだ直後に何をすればよいかが分かる形にすることです。上司は、会議の合間や移動中にメールを読むことも多く、1通に長い時間をかけられないことがあります。押さえることは4つです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に期待することがある人の39.3%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。「期待していることは特にない」と答えた人では8.4%です。上司に期待することがある人のほうが、面談が成果につながっていると感じている割合が高いということです。

面談についての数字ですが、メールでも、上司に何をお願いしたいのかが自分の中で決まっていると、用件が伝わりやすくなると考えられます。メールを書く前に、上司に何をお願いしたいのか（読んでもらうだけか、判断か確認か）を決めておくとよいでしょう。

上司に送るメールの型：件名、最初の2行、経緯、結びの順に書く

上司へのメールは、件名・最初の2行・経緯・結びの4つの部分に分けて書くと、短くても用件が伝わります。書く順番は、上司が読む順番と同じです。

件名に、用件と求める対応を入れる

件名だけを見て、上司が「読むだけでよい」「返事が要る」「急ぎだ」を判断できるようにします。「ご連絡」「お疲れさまです」だけの件名は、あとから探すときにも見つけにくくなります。

最初の2行で、結論と上司にお願いしたいことを書く

本文の最初の2行は、何の話で、上司に何をしてほしいのかに充てます。「お世話になっております」から始めて経緯を順に書くと、上司にお願いしたいことが最後の行まで出てきません。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することとして「その時々によって違う」を選んだ人が20.9%で、最も多い答えでした。上司に期待することが回によって変わる、という人が最も多いことがわかります。この数字は面談についてのもので、メールの書き方を示すものではありません。ただ、メールで上司にお願いしたいことも、用件ごとに違います。読むだけでよいのか、判断や確認をお願いしたいのかを、1通ごとに最初の2行で書いておくとよいでしょう。

経緯と理由は、短く後ろに

経緯は、上司が判断するために必要なことだけを書きます。自分がどう進めてきたかの詳しい話は、メールより1on1で話すほうが伝わりやすくなります。

結びに、期限と返事の要否を書く

期限は「なるべく早く」ではなく、日付か曜日で書きます。あわせて、その期限を過ぎると何が起きるのかを一言添えると、上司が優先順位を決めやすくなります。

場面ごとの上司へのメールの文面の例（報告・判断・確認・相談・お詫び）

上司に送るメールで多いのは、報告・判断のお願い・確認のお願い・相談・お詫びの5つです。以下では、営業企画の仕事をしている部下が、来月の展示会の出展準備について課長にメールを送る場面を例にします。名前は○○、課長は△△で示します。

進み具合を報告するメール

報告だけのメールには、上司に判断や返事をお願いすることがない、と書きます。上司が「何か返さなければ」と迷わずに済みます。

判断をお願いするメール

判断を求めるときは、自分の案と理由を先に書きます。案がないまま「どうしましょうか」と送ると、上司は一から考えることになり、返事が遅れがちです。

確認をお願いするメール

確認を頼むときは、どこを見てほしいのかを具体的に書きます。「ご確認ください」だけでは、上司は全文を読むことになり、見てほしい点が見落とされることがあります。

相談したいことがあるメール

込み入った相談は、メールで結論まで求めず、話す時間をもらうためのメールにします。何について、どのくらいの時間がほしいのかを書きます。

ミスを報告し、お詫びするメール

ミスの報告は、分かった時点ですぐに送ります。何が起きたか・影響の範囲・これからの対応・原因の順に書き、対応について上司の判断を求めます。理由を長く書くと言い訳に読まれることがあるので、原因は事実として1つ書きます。

上司へのメールで避けたいことと、メールにしないほうがよいこと

上司へのメールで避けたいのは、経緯から書き始めること、1通に用件を詰め込むこと、上司に何をしてほしいかを書かずに送ることの3つです。逆に、丁寧すぎる言い回しを重ねて本文が長くなることも、用件が埋もれる原因になります。

• 経緯を最初から順に書く。上司が先に知りたいのは、多くの場合、結論と、上司自身が何をすればよいかです。経緯は、判断に必要な分だけを後ろに書きます。
• 1通に用件を2つ以上入れる。返事が片方だけになりがちです。用件が2つあるなら、2通に分けるか、件名に「2点」と書いて本文に番号を付けます。
• 「ご確認ください」だけで終える。何を、いつまでに、どう確認してほしいのかが書かれていないと、上司は読んだだけで終えてしまいがちです。
• 返事が来ないのを、上司のせいと決めつける。返事がないときは、件名に期限がなかった、判断の材料が足りなかった、という理由も考えられます。期限の前日に、短く催促するとよいでしょう。

メールにしないほうがよいこともあります。急ぎの用件や込み入った相談、体調や人間関係など気持ちのこもった話は、口頭か1on1のほうが早く進み、誤解も少なくなります。メールは、話した内容をあとで残すために使うとよいでしょう。

上司へのメールがうまく届いているかどうかの振り返り方

上司へのメールがうまく書けているかどうかは、文面の整い方ではなく、そのあとのやり取りで分かります。やり取りを振り返って、次の1通の書き方に生かしていきます。

• 上司からの聞き返しなしで返事が来るようになったら、その書き方を、判断や確認をお願いするメールにも広げていくとよいでしょう。
• 聞き返しがあったメールは、上司にお願いしたいことと期限が件名か最初の2行に入っていたかを見直し、次の1通で書き方を変えてみます。
• 判断をお願いしたメールの返事が遅れたときは、次から、自分の案と理由を最初の2行のすぐあとに書いてみてください。
• 直接話したほうが早かった用件があれば、次に似た用件が出たときは、口頭か1on1で伝えます。

聞き返しが続くときは、書き方のどこが分かりにくいのかを、1on1で上司に尋ねてみるのも1つの方法です。