会議の席の配置とレイアウトの決め方

会議の席の配置とレイアウトは、会議の目的と人数で決める

会議の席の配置とレイアウトは、見栄えや慣例で決めず、その会議で何をするか（情報の共有・案の検討・決定）と人数に合わせて選ぶことをおすすめします。配置を変えただけで、発言が増えたり決まりやすくなったりすることは、あまり期待できません。ただし、誰の顔が見えるか・資料や画面をどう見るか・誰が中心に見えるかは配置で決まり、会議の進め方に影響します。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談を行っている場所は「会議室や個室」が61.0%で最も多くなっていました。「職場のオープンスペース」は23.0%、「オンライン・電話」は13.2%です。つまり、1対1の面談で最もよく使われている場所は、会議室や個室だということです。

面談についての数字ですが、会議室は、会議だけでなく1on1にも使われることが多いと考えられます。大きなコの字型やロの字型に机を固定した部屋で1on1をすると、二人の間に机の幅ぶんの距離ができ、資料を一緒に見ながら話しにくくなりがちです。会議のために机を固定するなら、1on1に使える小さな部屋を別に確保するか、机を動かせる形にしておくことをおすすめします。

以下では、店舗運営部の月次会議（店長8人と本部の3人。90分、前半は各店の数字の共有、後半は来期の販促の決定）を例にします。レイアウトの名前と、合う会議を表にまとめました。

会議の目的別：席の配置の決め方

席の配置は、会議の目的が共有・検討・決定のどれかで決めます。1つの会議の中で目的が変わるときは、前半と後半で配置を変えてもかまいません。

情報の共有が中心の会議：画面に向けて並べ、質問の時間を区切る

各店の数字の共有のように、話す人が決まっていて他の人は聞く会議では、全員が画面を見やすいスクール形式か、コの字型が合います。参加者どうしの顔が見えにくくなるので、質問の時間を区切って取ります。質問は手を挙げてもらい、進行役が名前を呼んで順に聞くと、聞くだけの時間が長く続きにくくなります。

案を検討する会議：全員の顔が見える形にし、上座を作らない

来期の販促の案を出し合う会議では、全員の顔が見えるロの字型か、人数が少なければ円卓が合います。この形では誰が中心かが見えにくくなり、意見を言いやすくなると考えられます。上司が座る位置も、入口から遠い奥の席と決めず、空いている席に座ります。

決める会議：決める人と画面を、全員が同時に見える位置に置く

案を1つに決める会議では、決める人が全員の顔を見渡せて、画面も見える位置に座るコの字型が合います。決める人が画面の横に座ると、参加者は決める人と資料を同じ向きで見られます。決める人と進行役が別のときは、進行役が画面の横に立ち、決める人は画面に近い側の机の端に座ります。

上司はどこに座るか：奥の席と決めず、会議での役割で選ぶ

上司の席は、入口から遠い奥の席と決めるのではなく、その会議で自分が何をするかで選びます。進行役を兼ねるなら画面の横、決める人なら全員の顔が見える位置、意見を聞くことが目的なら他の参加者と同じ並びです。毎回奥の中央に座っていると、報告も意見も上司に向けて話される形になり、参加者どうしの話し合いになりにくくなります。

部下に会議の準備を頼むときは、配置だけを伝えるのではなく、その配置にする理由も一緒に伝えます。理由が分かれば、人数が変わったときに部下が自分で判断できます。

発言しにくそうにしている人がいる会議では、その人が上司の真正面になる形を避け、進行役の斜め前など、話を向けやすい位置にします。ただし、席を指定して座ってもらうと、指定された理由を本人が気にすることもあるので、全体の配置を変える形で調整するほうがよいでしょう。

部下の側から配置の提案があったときは、理由を聞いて、できるものは次の会議で試します。

オンラインの参加者がいる会議の席の配置

一部の人がオンラインで参加する会議では、会議室の配置に、カメラとマイクの位置を加えて決めます。カメラが会議室の端にあると、オンラインの参加者には一部の人の背中しか見えません。カメラは画面の近くに置き、会議室の参加者はカメラに向けてコの字型に座ると、オンライン側からも誰が話しているかが分かります。

会議室側の人どうしの小声の会話は、オンラインの参加者には聞こえず、置いていかれた感じが残りやすくなります。進行役は、議題の切り替えごとにオンラインの参加者に声をかけ、意見を聞く順番に入れます。

会議の席の配置で、避けたいこと

避けたいのは、配置を慣例で固定することと、配置を変えれば会議が変わると期待しすぎることです。

• 毎回同じ配置で、目的が変わっても動かさないこと。共有の会議と決める会議を同じ配置で続けると、決める回でも報告の形のまま進みがちです。前半と後半で配置を変えるだけでも、決める時間の進め方を変えやすくなります。
• 上司が常に奥の中央に座ること。全員の視線と発言が上司に集まり、参加者どうしの話し合いになりにくくなります。
• 社内の検討の会議で、対面式に向かい合うこと。2つの部署が長机を挟んで向かい合うと、意見の違いが対立に見えやすくなります。混ざって座るか、ロの字にします。
• 配置を変えれば、発言が増えると期待すること。顔が見える形にしても、何を決める会議かと、誰の意見が要るかが示されていなければ、発言は増えにくいものです。配置は進め方と一緒に変えます。
• 会議のために机を固定した部屋で、1on1も行うこと。二人の間に距離ができ、資料を一緒に見にくくなります。1on1には小さな部屋か、机を動かせる部屋を使います。

席の配置が会議に合っていたかの振り返り方

席の配置が会議に合っていたかどうかを振り返るときは、部屋が整って見えたかではなく、その会議の目的に合った話し合いができたかを見るとよいでしょう。振り返る点は、次の3つです。

• 検討や決定の時間に、参加者どうしが顔を見て話していたでしょうか。それとも、全員が上司のほうを向いて話していたでしょうか。
• 画面や資料が見えにくい席の人は、いなかったでしょうか。
• オンラインの参加者は、誰が話しているかが分かり、意見を聞かれる順番に入っていたでしょうか。

3つのどれかで気になる点があれば、次の会議の前に配置を1つだけ変えてみてください。変えた理由を参加者に一言話しておくと、配置の意味が皆に伝わり、次からは参加者の側から提案が出ることもあります。