会議の日程調整の方法とメールの書き方

会議の日程調整は、日時より先に「決めること」と「必須の人」を決める

会議の日程調整は、参加者全員の空きを探すことから始めると、往復が増えて決まりにくくなります。先に決めるのは、その会議で何を決めるのかと、その人がいないと決まらない人（必須の参加者）は誰か、の2つです。この2つが決まれば、日程は必須の参加者の都合で決め、ほかの人には出られる範囲で参加してもらう形にできます。

たとえば、経費精算のシステムを新しいものに切り替える日を決める会議なら、決めることは「切り替えの日と、切り替え前後の受付の止め方」です。必須の参加者は、切り替え作業を行う情報システムの担当者と、受付を止める判断ができる経理の責任者です。各部の代表は、決まった内容を持ち帰る人なので、出られなければあとで共有しても会議は進みます。必須の参加者が5人を超えるときは、会議で決めることを2つに分けられないかを先に考えてみてください。

日程調整を頼まれた側も、この2つを確認してから動くと、往復が減ります。

会議の日程調整の方法：候補の出し方と、合わないときの決め方

会議の候補は、必須の参加者の空きから3つ選び、曜日と時間帯を散らして出します。候補が1つだと返事が「出られません」で終わり、5つ以上だと選ぶ側の負担になります。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）で、1on1が行われた曜日を見てみます。木曜日が22.2%、金曜日が20.8%で、月曜日は17.1%でした。時間帯は14時台が14.2%、15時台が14.1%で最も多く、12時台は3.4%です。9時台から17時台の間に、94%の回が収まっていました。つまり、Kakeai AI 1on1で行われた1on1は、木曜日と金曜日、そして14時台と15時台に多いということです。

1on1についての数字で、会議の日程を集計したものではありませんが、木曜日や金曜日の午後は、参加者の1on1の予定と重なることもあると考えられます。候補を3つ出すときは、「月曜の15時・火曜の10時・水曜の14時」のように、曜日と時間帯を散らすとよいでしょう。昼休みにあたる12時台は、候補から外します。

候補を出したあとは返事の期限を決め、期限までに返事がない人には1回だけ声をかけます。それでも合わないときの決め方を、場面ごとに表にまとめました。

会議の日程調整のメールの書き方：依頼・確定・変更の例文

依頼のメールには、会議の目的（何を決めるか）・所要時間・候補の日時・返事の期限の4つを入れます。件名だけで用件が分かるようにし、本文は、読む人が候補を選べば返事が終わる形にします。

日程調整を依頼するメール

上司から、部下と他部署の代表に送る例です。

部下が調整役になり、上司に候補から選んでもらう例です。候補を絞るまでを部下が済ませ、上司には選ぶだけをお願いする形にします。

日程が決まったときのメール

決まったら、その日のうちに全員へ確定の連絡を送り、カレンダーの招待も入れます。確定のメールには、日時と場所だけでなく、決めることをもう一度書きます。

日程を変えてもらうとき

一度決めた日程を動かすのは、必須の参加者が出られなくなったときだけにします。ほかの人が出られなくなったときは、日程を変えず、決まったことを共有する形で進めます。変更のメールには、理由と新しい日時、出られない人への対応を書きます。

上司と部下、それぞれの立場での会議の日程調整

上司が会議を招集するときに気をつけたいのは、自分の空きに合わせて部下の予定を動かしてもらう形が続かないことです。部下の側には、お客様との約束や締め切りがあり、上司からは見えていない予定も多くあります。候補を出す前に、動かせない予定を聞いておくと、往復が減ります。

部下が日程調整を任されたときは、上司に「候補から選んでください」とお願いしてかまいません。上司の空きをすべて調べてから候補を出そうとすると、時間がかかります。各部への案内を上司の返事のあとにするか、同時にするかも、先に確認しておくと迷いません。

部下が調整役のとき、上司にできるのは、候補への返事を早く返すことです。調整役は、上司の返事を待っている間、ほかの参加者にも案内を出せません。

会議の日程調整で、避けたいこと

会議の日程調整で避けたいのは、頼む側の手間を減らすために、選ぶ側の手間を増やす書き方です。

• 「ご都合のよい日時をお知らせください」と、候補なしで聞く。相手に空きをすべて書き出してもらうことになり、返事が遅れます。候補を出すのは、頼む側の仕事です。
• 全員の空きが重なる日時を探し続ける。必須の参加者とそれ以外を分けずに全員の空きを探すと、人数が増えるほど決まりにくくなります。
• 候補を5つ以上並べる。選ぶ側の負担が増え、返事が遅れます。候補は3つにします。
• 日程調整のサービスのURLだけを送る。何を決める会議か、どれくらいの時間かが分からないと、相手は予定の優先順位を決められません。URLを使うときも、目的と所要時間を本文に書きます。
• 決まった日程を、招集した側の都合で何度も動かす。一度決めた日程を動かすのは、必須の参加者が出られなくなったときだけにします。
• 昼休みや始業の直後、終業の間際に候補を置く。出席はできても、準備や移動の時間がなく、会議の始まりが遅れがちです。

会議の日程調整がうまくいったかの振り返り方

日程調整がうまくいったかどうかは、早く決まったかだけでなく、会議の当日に必須の参加者がそろい、決めるはずのことが決まったかで振り返るとよいでしょう。次の点から振り返ってみてください。

• 依頼の1通目に、会議で決めることと所要時間と候補3つが入っていたでしょうか。
• 必須の参加者とそれ以外を分けて考え、必須の人の都合で日程を決められたでしょうか。
• 返事を待たせた人はいなかったでしょうか。上司の側が、調整役への返事を止めていなかったでしょうか。
• 出られなかった人に、決まった内容を当日中に届けられたでしょうか。

日程が決まらないまま会議が流れると、決めるはずだったことも先送りになります。日程調整は会議の準備の一部で、候補を出す段階で「何を決める会議か」を書いておくことが、当日の進めやすさにもつながります。