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会議の案内・日程変更・返信メールの例文

更新日 2026年10月25日株式会社KAKEAI

先に答え

会議の案内メールには、次の4つを本文の最初の数行に書きます。目的と決めること、日時と場所、参加者に求める準備、返事の期限です。受け取った人が、そのメールだけで出るかどうかと何を用意するかを決められることが、丁寧な言葉より大切です。日程変更のメールは、分かった時点ですぐに送り、お詫びは1文にとどめ、代わりの候補を2〜3つと返事の期限を書きます。返信は、出席でも欠席でも結論を1行目に書き、求められている準備を同じメールで送ります。前日のメールは、議題と準備の再確認だけで十分です。

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1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の予定を作る時点で話すテーマが入力されていた回は、4回に1回ほどでした。また、KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごとで最も多い答えは「上司の時間確保や日程調整」でした。予定を作る時点では何を話すかが入力されていない1on1が多いことと、日程の調整が部下にとって身近な困りごとであることがうかがえます。

26.5%: Kakeai AI 1on1 利用データ; 1on1の予定を作る時点で、話すテーマが入力されていた1on1の割合; およそ4回に1回です。予定を作る時点では、話すテーマがまだ入力されていない1on1のほうが多い、という意味です。予定を作ったあとに足されたテーマは、この割合には入っていません。
24.6%: 1万人調査; 上司との面談の困りごと（複数回答）として「上司の時間確保や日程調整」を挙げた人の割合; 15の困りごとの中で最も多い答えです。次に多い「自分自身の実施時間の確保」は23.9%でした。部下の側から見て、面談の困りごとの中で一番多いのは、上司の時間が取れないことだという意味です。

利用データの割合は、1on1の予定を作る時点で入力されていたテーマを集計したもので、あとから足されたテーマは入っていません。1万人調査は上司との1対1の面談について尋ねたもので、会議の案内やメールの書き方については尋ねていません。

出典：株式会社KAKEAI「1on1実態調査」（N=10,000、2026年5月実施、インターネット調査）

この調査は、上司と定期的に面談をしている会社員1万人に、面談を受ける立場での実感を尋ねたものです。

出典：株式会社KAKEAI「Kakeai AI 1on1 利用データの集計」（2025年10月12日〜2026年10月3日に行われた1on1から抽出した30万回の記録を、会社や個人が特定できない形で集計）

会議の案内メールで差がつくのは、受け取った人が出欠と準備を決められるかどうか

会議の案内・日程変更・返信のメールで差がつくのは、挨拶やお詫びの言葉の丁寧さより、受け取った人がそのメールだけで判断できるかどうかです。判断するのは、出るかどうかと、何を用意するか、いつまでに返事をするかの3つです。案内メールに要る情報は4つで、本文の最初の数行に収めます。

案内メールに要る情報	書くこと	例
目的と決めること	何のための会議で、終わったときに何が決まっているのか	来期の採用計画の打ち合わせ。各部署の採用人数と、募集を始める時期を決めます
日時・場所	開始と終了の時刻、場所かオンラインの接続先	10月30日（木）14時〜15時、3階会議室（オンライン参加は招待のリンクから）
参加者に求める準備	読んでおくもの、持ってくるもの、事前に出すもの	添付の採用人数の案を読み、自部署の希望人数を10月27日（月）までに返信
返事の期限と、出られないときの扱い	いつまでに出欠を返すか、欠席の場合はどうするか	10月27日（月）までに出欠を返信。出られない場合は、希望人数だけ送る

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、予定を作る時点でテーマが入っていた1on1は26.5%でした。およそ4回に1回です。予定を作る時点では、何を話すかがまだ入力されていない1on1のほうが多いということです。

会議について調べた数字ではありませんが、会議の案内でも、日時より先に目的と決めることを書くことをおすすめします。受け取った人が出欠と準備を決めやすくなり、送る側も会議の中身を前もって決めておけます。

以下では、人事の担当者が各部署の課長に「来期の採用計画の打ち合わせ」を案内し、日程を変え、返信を受け取る場面を例にします。案内メールを先に、日程変更と返信をあとに書き、1on1の日程変更の連絡は最後に分けて書きます。

会議の案内メールの例文：新しい会議、定例の会議、参加者を追加するとき

会議の案内メールは、件名に会議の名前と日付を入れ、本文の最初に目的と決めることを書きます。挨拶は1行で十分です。

新しい会議を案内するとき

件名：【10/30（木）14時】来期の採用計画の打ち合わせのご案内
各部署の課長の皆様
人事部の○○です。来期の採用計画について、打ち合わせの時間をいただきたく、ご案内します。
この打ち合わせでは、各部署の採用人数と、募集を始める時期の2点を決めます。
日時：10月30日（木）14時〜15時　場所：3階会議室（オンラインで参加される方は、招待のリンクからお入りください）
お願い：添付の採用人数の案をご覧いただき、自部署の希望人数を、10月27日（月）までに返信でお知らせください。出欠も同じ日までにお願いします。
ご都合がつかない場合は、希望人数だけお送りいただければ、打ち合わせの結果を当日中にお知らせします。

定例の会議の案内（毎回送るもの）

定例の会議でも、毎回、今回の議題と決めることを書いて送ります。「いつもの定例です」だけでは、準備ができません。

件名：【11/6（木）10時】採用計画の定例（第2回）：募集の文面を決めます
前回決めた採用人数をもとに、今回は募集の文面と掲載先を決めます。
添付の文面の案に気になる点があれば、前日までにコメントをお願いします。会議では、集まったコメントから話を始めます。

参加者を途中から追加するとき

途中から呼ぶ人には、これまでの経緯を2〜3行で添えます。経緯が分からないまま出ると、会議の話についていけません。

件名：【11/6（木）10時】採用計画の定例へのご参加のお願い
総務課の△△さん
来期の採用計画の打ち合わせに、今回から参加をお願いしたく、ご連絡します。前回までに、各部署の採用人数と募集を始める時期が決まりました。今回は募集の文面と掲載先を決めます。
掲載先の費用について、総務の立場からご意見をいただきたいと考えています。前回の議事録を添付しますので、お時間のあるときにご覧ください。

会議の日程変更（リスケ）メールの例文：主催者から変えるとき、参加者から頼むとき

会議の日程変更のメールは、変更が分かった時点ですぐに送ります。お詫びは1文にとどめ、代わりの候補を2〜3つ出し、返事の期限を書きます。「改めてご連絡します」で終えると、相手は予定を空けたまま待つことになります。

主催者から日程を変えるとき

件名：【日程変更のお願い】10/30（木）の採用計画の打ち合わせ
10月30日（木）14時からご案内していた採用計画の打ち合わせについて、日程の変更をお願いしたく、ご連絡します。役員会の日程が重なり、人事部長が出られなくなったためです。直前のご連絡となり、申し訳ありません。
代わりの候補は、11月4日（火）14時〜15時、11月5日（水）10時〜11時、11月6日（木）14時〜15時の3つです。ご都合のつく日を、10月29日（水）までにお知らせください。
希望人数のご返信は、変更前の期限（10月27日）のままでお願いします。

変更の理由は、1行で書きます。理由を書かないと、相手は「この会議は後回しにされた」と受け取ることがあります。長く書く必要はありません。

参加者から日程の変更をお願いするとき

件名：Re: 【10/30（木）14時】来期の採用計画の打ち合わせのご案内
ご案内ありがとうございます。申し訳ないのですが、10月30日（木）14時は、お客様との打ち合わせが入っており、出席が難しい状況です。
もし調整が可能であれば、同じ週の31日（金）の午後か、翌週の月曜であれば終日空いております。難しい場合は、希望人数を事前にお送りし、結果は議事録で確認します。
お手数をおかけしますが、ご検討いただけると幸いです。

一人のために全員の日程を動かすかどうかは、主催者が決めることです。頼む側は、出られない場合の代わりの関わり方も書いておくと、主催者が判断しやすくなります。

日程変更の連絡を受け取ったときの返信

件名：Re: 【日程変更のお願い】10/30（木）の採用計画の打ち合わせ
ご連絡ありがとうございます。候補のうち、11月5日（水）10時〜11時と11月6日（木）14時〜15時であれば出席できます。11月4日（火）は終日、別の予定が入っています。
希望人数は、予定通り27日までにお送りします。

会議の案内への返信メールの例文：出席、欠席、一部だけ出席、質問があるとき

会議の案内への返信は、結論を1行目に書きます。出席の返信も、求められている準備を一緒に送ると、主催者の手間が減ります。

返信の種類	1行目	添えること
出席	出席します	求められている準備（希望人数など）を同じメールで送る
欠席	欠席します	理由を1行、事前に出せるもの、あとで何を確認するか
一部だけ出席	14時45分までの出席になります	抜ける時刻と、抜けたあとの扱い（議事録で確認する、代わりの人が出る）
質問がある	出席します。1点確認させてください	質問は1つか2つに絞り、会議の前に答えが要るものだけにする

ご案内ありがとうございます。10月30日（木）の打ち合わせに出席します。営業課の希望人数は2名です。理由は、来期に新しい担当地域が1つ増えるためです。
申し訳ありません。10月30日（木）は出張のため欠席します。営業課の希望人数は2名で、理由は添付に書きました。決まった内容は、議事録で確認します。
出席しますが、15時から別の会議があり、14時45分には退出します。採用人数の話を先にしていただけると助かります。難しい場合は、募集の時期については議事録で確認します。
出席します。1点確認させてください。希望人数には、契約社員の採用も含めてよいでしょうか。会議の前に分かれば、数字を直して再送します。

主催者の側は、返信をもらったら受け取ったことを短く返し、集まった準備は会議の前にまとめて共有します。

ご返信ありがとうございます。営業課は2名で承りました。各部署の希望人数をまとめて、前日までに全員にお送りします。

会議の前日のリマインドメールと、1on1の日程変更の連絡

前日のメールは、議題と準備の再確認だけにする

前日のメールは、出欠を確認し直すためではなく、議題と準備を思い出してもらうためのものです。3行で十分です。

件名：【明日10/30（木）14時】採用計画の打ち合わせの議題と準備
明日の打ち合わせでは、各部署の採用人数と募集を始める時期を決めます。
各部署からいただいた希望人数の一覧を添付します。ご自身の部署の人数が合っているかだけ、ご確認ください。
場所は3階会議室です。オンラインの方は、招待のリンクからお入りください。

1on1の日程変更は、同じメールで次の日時を決める

上司と部下の1on1の日程を変えるときも、会議と同じで、変更が分かった時点ですぐに連絡し、同じメールで次の日時を決めます。「また改めて」で終えると、次の1on1が決まらないまま間があきます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として最も多かった答えは「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%でした。部下の側から見て、面談の困りごとの中で一番多いのは、上司の時間が取れないことだということです。上司の都合で1on1の日程を変えるときは、部下がこの困りごとを感じやすい場面だと考えられます。そのため、次の日時を同じメールで決めることをおすすめします。

（上司から部下へ）申し訳ないのですが、金曜14時の1on1を動かす必要が出てきました。来週月曜14時か、火曜10時はどうでしょうか。先週話していた見積書の進め方の続きを、忘れずに扱いたいと思っています。
（部下から上司へ）金曜14時の1on1についてご相談です。お客様との打ち合わせが同じ時間に入ってしまいました。来週月曜の午後か、水曜の午前であれば空いていますが、ご都合はいかがでしょうか。話したいことは、見積書の進め方の続きと、来月の担当の割り振りについてです。

KAKEAIは、1on1の議題や日程を部下まかせにすることをおすすめしません。上司の側から「都合のよい日を教えてください」とだけ送って返事を待つのではなく、候補を出して決めるところまで上司が関わります。部下の側から日程を変えるときも、次の日時の候補と話したいことを一緒に送ると、上司は返事がしやすくなります。

会議のメールがうまく伝わったかどうかの振り返り方

会議の案内や変更のメールがうまく伝わったかどうかは、返信の数ではなく、会議の当日に参加者が準備をそろえて席に着けたかで振り返ってみてください。振り返る点は次の3つです。

案内メールを読んだ人から、「この会議で何を決めるのですか」という問い合わせが来なかったでしょうか。
日程変更のあと、次の日時が決まらないまま、参加者の予定を空けたままにしていた期間はなかったでしょうか。
返信する側として、結論を1行目に書き、求められた準備を同じメールで送れていたでしょうか。

目的を尋ねる問い合わせが続くなら、次の案内では、本文の1行目を日時ではなく「この会議で決めること」から書き始めてみてください。

この場面で、Kakeai AI 1on1 でできること

Kakeai AI 1on1 は、上司と部下の1on1の準備・会話・ふりかえり、そして日常の仕事の場面で、お二人のこれまでの1on1を踏まえた具体的な支援を届ける AI です。

会議の日程調整や案内の連絡に手間がかかるときに、上司と部下の1on1の予定については、Kakeai AI 1on1で次のことができます。

1on1の終わりが近づいたとき、「次回日程の候補」で。

次の1on1の日程を、あとで連絡を取り合わずに、その場で二人で決められます。

お二人のカレンダーの空きと会話に出た時期から、Kakeai AI が次の1on1の日時の候補を出します。候補の日時のボタンをクリックすると、その日時で設定されます。候補は、カレンダーを連携しているときに作られます。

日程やテーマを設定・変更したときと、1on1の前に。

1on1の日程の変更や開始を、案内のメールを別に書かずに相手へ知らせられます。

日程やテーマを設定・変更すると、お相手にメールとお知らせが届きます。1on1の前日と開始5分前にも、メールでお知らせが届きます。

ホームの「この先1週間のポイント」で。

会議の予定が多い週でも、1on1の予定とその準備を、ホームの画面で確かめられます。

Kakeai AI が、ご自身の1on1の予定や次の一歩の期限などから、この先1週間で気にかけておくとよいことを、事実と、問いかけの形の提案で、最大3件書きます。ご自身だけに表示されます。

表示の例（テスト用の1on1で、実際に作られた表示です。人名・社名・案件は架空です）

三浦さんとの1on1が本日10:00に予定されています。…

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よくある質問

会議の案内メールには何を書けばよいですか。

会議の案内メールには、次の4つを本文の最初の数行に書きます。目的と決めること、日時と場所、参加者に求める準備、返事の期限です。件名には会議の名前と日付を入れ、「【10/30（木）14時】来期の採用計画の打ち合わせのご案内」のようにします。挨拶は1行で十分です。受け取った人が、そのメールだけで出るかどうかと何を用意するかを決められるかを基準に、文面を見直してください。

会議の日程変更をお願いするメールは、どう書けばよいですか。

会議の日程変更をお願いするメールは、変更が分かった時点ですぐに送ります。お詫びは1文、理由は1行にとどめ、代わりの候補を2〜3つと、返事の期限を書きます。「改めてご連絡します」で終えると、相手は予定を空けたまま待つことになるので、候補は同じメールで出してください。参加者の側から変更を頼むときは、出られない場合の代わりの関わり方（事前に意見を送る、議事録で確認する）も添えると、主催者が判断しやすくなります。

会議の案内メールに、出席の場合も返信は必要ですか。

会議の案内メールには、出席の場合も返信することをおすすめします。主催者は、返信がない人を欠席と見るか出席と見るか迷い、確認の手間がかかるからです。返信は「10月30日（木）の打ち合わせに出席します」と結論を1行目に書き、求められている準備（希望人数など）があれば同じメールで送ります。欠席の場合は、理由を1行添え、事前に出せるものと、あとで何を確認するかを書きます。

会議の前日に送るリマインドメールには、何を書きますか。

会議の前日に送るメールには、明日の会議で決めることと、参加者にお願いしていた準備の再確認を書きます。出欠を確認し直すためのメールではないので、3行で十分です。「明日の打ち合わせでは、各部署の採用人数と募集を始める時期を決めます。希望人数の一覧を添付しますので、ご自身の部署の人数が合っているかだけご確認ください」のように、読んだ人が当日に何を持って席に着けばよいかが分かる形にします。

上司が1on1の日程を変更するとき、部下にどう連絡すればよいですか。

上司が1on1の日程を変更するときは、変更が分かった時点ですぐに連絡し、同じメールで次の日時の候補を2つほど出して決めます。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）で最も多い答えは「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%でした。上司の時間が取りにくいことは、部下が面談で最も多く挙げる困りごとです。「また改めて」で終えると、部下は次の1on1が決まらないまま待つことになります。前回話していたことの続きを扱う旨も添えると、変更しても話が途切れません。

出典と、この数字を引用するときの書き方