会議を途中で抜けるときの伝え方

会議を途中で抜けるときの基本：抜けること自体より、抜け方に気を配る

会議を途中で抜けることは、予定が重なる職場では避けにくいものです。失礼に受け取られるかどうかは、抜けること自体より、抜け方によるところが大きいでしょう。抜け方とは次の3つです。分かった時点で主催者に先に伝えること、自分の用件を先に済ませること、抜けたあとに決まったことを自分で確認することです。この3つがそろっていれば、途中で抜けても、会議に穴が空きにくくなります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として最も多かった答えは「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%の人が挙げていました。2番目は「自分自身の実施時間の確保」で23.9%です。1対1の面談でも、時間の都合をつけることが最も多い困りごとだということです。

一方で、この2つを挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は、それぞれ44.6%と39.4%でした。どちらも、回答者全体の31.9%を上回っています。時間のやりくりに困っていることは、面談に価値を感じていないことの表れとは限らないと考えられます。

面談についての数字ですが、会議を途中で抜ける人も、予定のやりくりに困っているだけで、会議を軽く見ているとは限らないと考えられます。抜けることをためらって黙って座り続けたり、逆に黙って出て行ったりするより、抜け方を整えることに気を配ってください。

以下では、システム部の週次の定例会議（障害対応の共有。10人で60分）に出ている人が、15時から取引先との打ち合わせがあるために、14時30分で抜ける場面を例にします。

事前に分かっているときの伝え方：主催者に、理由と時刻と自分の議題の扱いを伝える

事前に抜けると分かっているときは、会議の前日までに主催者へ伝えます。伝えることは3つです。抜ける理由と抜ける時刻、そして自分に関わる議題をどう扱ってほしいかです。理由は一言で十分で、細かく説明する必要はありません。

チャットやメールで伝えるときも、同じ3つを書きます。

会議の冒頭で、全員にも一言伝えておくと、途中で立つときに説明がいりません。

抜けることを伝えるときの言い方は、相手や場に合わせて選びます。社内の定例なら「14時30分で失礼します」で十分です。取引先が出席する会議や、改まった場では「途中で退席いたします」「中座いたします」が使えます。

会議中に急に抜けるときの伝え方：一言で伝え、戻るかどうかを言う

会議中に電話や顧客対応が入って急に抜けるときは、話の区切りを待って、一言で伝えます。長い説明や謝罪は会議の流れを止めてしまうので、短くするほうがよいでしょう。伝えるのは、席を外すことと、戻るかどうかの2つです。

戻れるか分からないときは、「戻れたら戻ります」でかまいません。戻ったときは、会議を止めずに静かに席に着き、進み具合は隣の人に小声で聞くか、あとで議事録で確認します。

体調が悪くなって抜けるときは、理由を細かく言う必要はありません。「体調が悪いので失礼します」の一言で十分です。周りの人は、理由を聞かずに送り出してください。体調の不調が続くときは、産業医や医療の専門家に相談することをおすすめします。

オンライン会議を途中で抜けるときの伝え方

オンライン会議では、黙って退出すると、接続が切れたのか抜けたのかが周りに分かりません。抜ける前にチャットに一言書くか、話の区切りで声に出して伝えてから退出します。

カメラを切ったまま残って別の仕事をするより、はっきり退出するほうが、会議の側も人数を把握できて進めやすくなります。

会議を抜けたあとにすることと、上司・主催者の側がすること

会議を途中で抜けた人は、議事録が届くのを待たず、自分に関わる決定と担当を、その日のうちに自分で確認します。確認する相手は、主催者か、残っていた同僚です。

上司や主催者の側は、途中で抜ける人がいると分かったら、その人の議題を先に扱い、抜けたあとに本人へ伝える担当を決めておきます。抜けること自体を責める必要はありません。予定が重なるのは、それだけ仕事を抱えているからかもしれません。

部下が何度も途中で抜けるようなら、会議の中で注意するのではなく、1on1で予定の重なり方を聞いてみてください。定例の時間帯そのものが合っていないのかもしれません。

会議を途中で抜けるときに、避けたいこと

会議を途中で抜けるときに避けたいのは、抜けたあとの進行や残った人の仕事がどうなるかを考えずに、抜けることだけを気にする行動です。

• 黙ってそっと出て行く。周りは、トイレなのか、戻らないのかが分かりません。一言だけでも伝えてから出ます。
• 理由を長々と説明したり、何度も謝ったりする。会議の流れが止まり、残っている人の時間を使わせることになります。理由は一言、謝罪は一度で十分です。
• 抜けることをためらって、自分の議題を話さずに出る。残った人たちは、その人の報告や意見がないまま決めることになります。先に伝えて、自分の議題を前に回してもらいましょう。
• 抜けたあとの決定を、議事録が来るまで放っておく。自分の担当になっていたことに翌週気づくと、周りの仕事も遅れます。その日のうちに自分で確認します。
• 上司や主催者が、抜けた人を会議の場で責める。残っている人の前で責められると、次からは抜けることを言い出しにくくなり、黙って出て行く人が増えるかもしれません。

逆に、抜けることを避けるために、取引先との約束や顧客対応を後ろにずらすのも避けたいところです。会議より優先すべき用件が普段の仕事の中にあることは、珍しくありません。

途中で抜けた会議がうまく回ったかの振り返り方

途中で抜けた会議がうまく回ったかどうかは、抜けた人が気を遣えたかではなく、抜けたあとに会議と仕事が止まらなかったかで振り返るとよいでしょう。振り返る点は、次の3つです。

• 抜けた人の議題は、本人がいる間に話せていたでしょうか。
• 抜けたあとに決まったことは、その日のうちに本人に届いていたでしょうか。
• 抜けた人は、次の会議で前回の決定を知らないまま出席することがなかったでしょうか。

同じ人が毎回同じ時間に抜けているなら、本人の抜け方の問題ではなく、定例の時間帯が合っていないのかもしれません。主催者と本人で、時間を動かせるかを話してみてください。