ミーティングのアジェンダ（議題）の決め方と作り方

ミーティングのアジェンダ（議題）とは、何を話すかではなく、何をどう扱うかの一覧

ミーティングのアジェンダとは、その会議で扱う議題を順番と時間とともに書いた一覧のことです。ただし、「カタログの改訂について」のように話す題を並べただけでは、アジェンダとしての役目を果たしません。参加者が知りたいのは、その議題を会議でどう扱うのか（報告を聞くだけか、意見を出すのか、決めるのか）と、自分が準備するものだからです。

アジェンダの1行には、次の4つを書くことをおすすめします。

• 議題の名前。「カタログの改訂」のような題ではなく、「改訂するページの範囲を決める」のように、何をするのかが分かる書き方にします。
• 扱い方。「共有」「検討」「決定」のどれかを書きます。1つの議題に2つ以上が混ざるなら、行を分けます。
• 時間と、話を進める人。「10分・○○さん」のように書きます。司会とは別に、その議題の説明をする人を決めておくと、会議の最初に説明を誰がするかで迷いません。
• 決定の議題なら、決めるために必要な資料と、決める人。資料は前日までに配ります。決める人が出席できないなら、「案を2つに絞るところまで」と書き直します。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査は、上司との面談について尋ねたものですが、面談で話したことが行動につながらない理由も聞いています。尋ねた相手は、上司との面談のあとに行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人（6,074人）で、理由は5つまで選べます。「時間やコストの制約で動けない」が15.4%、「今動く必要性を感じていない（緊急度が低い）」が13.4%、「裁量や権限がなくできない」が9.4%でした。つまり、話し合いの中身とは別に、時間や優先順位や権限の事情で止まる場合がある、ということです。ミーティングで決めたことが止まるときにも、同じ事情が隠れているかもしれません。そのため、アジェンダには議題と一緒に、誰が決めるのか、決まったら誰がいつまでに動くのかを書く欄を置いてください。

以下では、営業部のチームミーティングで、製品カタログの改訂について話す場面を例にします。

ミーティングのアジェンダの作り方：5つの手順

アジェンダは、会議の目的から逆算して作ります。議題を集めてから目的を考えるのではなく、目的を決めてから議題を選ぶ順番にしてください。手順は次の5つです。

1. 会議が終わったときに決まっていることを、一文で書きます。例：「カタログで改訂するページの範囲と、原稿を書く担当と、印刷会社に渡す日が決まっている」。
2. その決定に必要な議題だけを選びます。関係の薄い報告や連絡は、会議の前にチャットや文書で済ませます。
3. 議題ごとに、扱い方（共有・検討・決定）、時間、話を進める人を書きます。
4. 議題を、決定が必要なものから順に並べます。共有は、残った時間で行うか、文書に回します。
5. 会議の2日前までに参加者に送り、足したい議題と、事前に読んでおく資料があるかを尋ねます。

参加者から議題を集めるときは、上司の側から次のように声をかけるとよいでしょう。

部下の側から議題を出すときは、次のような言い方ができます。

ミーティングのアジェンダの例：カタログの改訂を決める45分の会議

アジェンダの形は、会社や部署で使っている書式でかまいません。最低限、次の表の項目がそろっていれば、参加者は何を準備すればよいかが分かります。

表の1行目に「前回決めたことの確認」を置くのは、決めたことが動いたかどうかを、次の会議の最初に全員で見るためです。会議の最後に担当と期限を確認しただけでは、時間がたつうちに、全員の記憶から薄れてしまうことがあります。

会議の冒頭では、司会をする上司がアジェンダを読み上げるのではなく、今日の会議で決めることと、時間の配分だけを伝えます。

議題に入るときは、扱い方を一言で言います。

アジェンダに入れないほうがよい議題と、1on1に回す話

アジェンダに入れないほうがよいのは、全員の時間を使う必要のない議題です。次の3つは、会議の前か、会議とは別の場に回すことをおすすめします。

• 読めば分かる報告や連絡。文書で先に送り、会議では質問だけを受けます。報告の議題が多い会議は、参加者が聞くだけの時間になります。
• 決める人がその場にいない決定。権限のある人が欠席なら、その会議では案を絞るところまでにして、決定の場を別に決めます。
• 特定の人の仕事の進め方や評価に関わる話。全員の前で扱うと、本人は事情を言いにくいものです。こうした話は、1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談）に回してください。

KAKEAIの1万人調査では、上司との1対1の面談の困りごと（複数回答）に「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。1対1の場でも、切り出しにくい話を抱えている人がいます。会議の場で個別の事情を尋ねられれば、なおさら話しにくいと考えられます。アジェンダを作る段階で、「この議題は、本人と1対1で話すほうがよいか」を一度考えてみてください。

会議で決めることと、1on1で話すことを分けておくと、会議のアジェンダは短くなり、1on1の話題もはっきりします。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は仕事と成長を前に進めるための時間だと考えています。会議で扱いきれなかった個別の仕事の話を、1on1に正面から持ち込んでかまいません。

アジェンダ通りに進まないときの、場面ごとの対応

アジェンダは、守るための規則ではなく、時間と議題の見通しを全員で持つための道具です。崩れたときは、司会をする上司が次のように立て直します。

アジェンダを変えるときは、司会が黙って飛ばさず、変えることを全員に言ってから進めます。参加者から変更を求める言い方も、短くてかまいません。

ミーティングのアジェンダがうまく働いたかを、どこで見るか

アジェンダがうまく働いたかどうかは、会議が時間通りに終わったかではなく、次の会議の最初の5分で分かります。前回決めたことが動いていれば、アジェンダに書いた「決めること」「担当」「期限」が、参加者に伝わっていたと考えてよいでしょう。振り返るときは、次の3つを見てみてください。

• 決定の議題では、担当と期限を、担当になった本人と一緒に確認する時間を取れていたでしょうか。
• 次の会議の冒頭で、前回決めたことのうち進んでいるものと止まっているものを、全員で確認できたでしょうか。
• 会議のあとに個別に話した内容はなかったでしょうか。あれば、次回からアジェンダに載せるか、1on1で扱うかを決めておきます。

止まっているものがあったときは、担当した人を責めるのではなく、アジェンダの書き方を見直す機会にしてください。時間が取れなかったのか、ほかに急ぐ仕事があったのか、自分では決められないことがあったのかを本人から聞くと、次のアジェンダに足す欄が見えてきます。