会議の途中退席者がいるとき、司会はどうするか

会議の途中退席者がいるとき、司会が最初に考えるのは「その人なしで決めてよいか」

会議の途中退席者がいるときに司会が考えたいのは、その人が抜けたあとに、その人に関わることを決めてよいかどうかです。予定が重なりやすい職場では、途中で抜けること自体は避けにくいものです。司会は退席を責めるより、議題の順番と決め方、そして退席した人への結果の伝え方を整えてください。

退席する人と議題との関わり方によって、司会の対応は次のように変わります。

以下では、社員に貸し出すスマートフォンの機種の切り替えと、使い方のルールを決める会議を例にします。情報システム課、総務課、各部の代表の7人が出る60分の会議で、司会は情報システム課の課長です。

途中退席が前もって分かっているときと、急に退席者が出たときの対応

途中退席への対応は、前もって分かっているか、会議中に急に起きたかで変わります。

前もって分かっているとき：議題の順番と、抜ける前に聞くこと

途中退席が前もって分かっているときは、退席する人に関わる議題を前に回すか、抜ける前にその人の意見を聞いておきます。冒頭で順番を変える理由を伝えておくと、ほかの参加者も戸惑いません。

退席する人が決める立場の人であれば、抜ける前に、残った人だけでどこまで決めてよいかを確かめておくと安心です。

会議中に急に退席者が出たとき：短く声をかけ、議題の扱いを決める

会議中に急に退席者が出たときは、理由を細かく尋ねず、「分かりました」と短く声をかけるだけにします。そのうえで、その人に関わる議題を後ろに回すか、次の会議に回すかを、残った参加者に伝えましょう。

退席の理由が体調であれば、会議のことは気にしなくてよいと伝えます。

退席者がいない間に決めてよいか、迷うとき

退席者がいない間に、その人に関わることを決めてよいか迷うときは、その場で決めきらずに進める方法があります。案を絞るところまでにする方法と、仮に決めて本人に確認する方法です。どちらにするかは、決めるのを先に延ばしたときに困ることがあるかどうかで選ぶとよいでしょう。

取締役会や委員会のように、出席する人数や決め方が規程で定められている会議では、退席者が出たあとに決めてよいかどうかが規程によって変わることがあります。司会の判断だけで進めず、会議の規程を確認したうえで、事務局や総務の担当に相談してください。

退席した人に、決まったことをどう伝えるか

退席した人に誰がいつ何を伝えるのかは、会議の中で決めておくことをおすすめします。「議事録を見てください」だけで済ませると、その人に関わる決定が伝わらないまま、仕事が進んでしまうことがあります。

伝えるときは、決まったことに加えて、その人に確認してほしいことや、意見を出してほしいことをはっきり伝えます。

議事録には、退席した人の名前と時刻を書き、その人が退席したあとに決まったことが分かるようにしておくと、あとから読む人が確認しやすくなります。

途中退席が続く人がいるとき

同じ人の途中退席が続くときは、会議の場で注意するのではなく、会議のあとに1対1で事情を尋ねてください。退席が続くのは、会議の時間帯や長さが、その人の仕事の予定と合っていないからかもしれません。会議の開き方を見直すきっかけとして話すとよいでしょう。

途中退席者がいた会議を、司会としてどう振り返るか

途中退席者がいた会議がうまく進んだかどうかは、退席した人も含めて、決まったことが同じように伝わっているかで振り返ると分かります。

• 退席した人から、決まったことについて質問や異論が出なかったら、次の会議でも同じ伝え方を続けてみてください。異論が出たときは、退席の前に意見を聞いておけば防げたかどうかを考えてみるとよいでしょう。
• 議題の順番を入れ替えて、退席する人に関わる話を先に終えられたら、次の会議の案内に「途中で抜ける予定がある方は、事前にお知らせください」と一文添えてみましょう。
• 退席者が出るたびに決めきれない議題が残るなら、次の会議の冒頭で、その議題を誰がいつまでに決めるのかを確認しておくと進めやすくなります。