会議への「参加」と「出席」はどう違うか

会議への「参加」と「出席」の違いは、その場にいることか、加わって関わることか

「参加」と「出席」は、どちらも会議に出るときに使う言葉で、多くの場面で入れ替えて使われています。一般的には、「出席」は会議や式典、授業など、決まった場にその場の一員として出ていることを指します。「参加」は、催しや活動、計画などに加わり、関わることを指します。

そのため、出欠を取る改まった会議では「出席」が、説明会や研修のように、加わること自体を呼びかける集まりでは「参加」がよく使われます。ただし、使い分けに厳密な決まりがあるわけではなく、会社や業界の習慣によっても変わります。

「参加」には関わるという意味合いがあるので、「参加型の会議」のように、出る人に意見や作業を求めるときにも使われます。一方で、「出席」は出欠という言葉と結びついているため、名簿や議事録の欄の名前としても使われます。

以下では、人事部が各部の勤怠の担当者向けに開く「新しい勤怠管理システムの説明会」と、営業部が年末年始の問い合わせの当番を決める月例会議を例に、2つの言葉の使われ方を見ていきます。

案内での使い分け：出欠を確認したい会議か、加わってほしい集まりか

案内を書くときは、出欠を確認したい会議には「出席」、加わること自体を呼びかける集まりには「参加」を使うと、受け取る人に意図が伝わりやすくなります。どちらを使っても失礼にはならないので、迷ったら、その集まりで出る人に何を求めたいかで選ぶとよいでしょう。

出欠だけでなく、出る人にお願いしたいことがあるときは、そのことも案内に書いておきます。「出席」と書いただけでは、意見を求められているのか、聞いておけばよいのかが伝わらないことがあるからです。

社外の方に案内するときは、「ご出席いただけないでしょうか」「ご参加いただけますと幸いです」のように、お願いの形にすると丁寧です。

返信や連絡での使い分け：「出席いたします」と「参加いたします」

案内を受け取った側は、案内に使われた言葉に合わせて返すと、自然なやり取りになります。「出席」で案内された会議には「出席いたします」、「参加」で案内された説明会には「参加いたします」と返すのが一般的です。

出られないときは、「出席」で案内された会議には「欠席いたします」、「参加」で案内された集まりには「参加できません」「不参加とさせてください」と返すのが自然です。出られない理由は一言にとどめ、自分に関わる話の扱いを添えておくと、主催する人が困りません。

オンライン会議や途中からのときは、「参加」と「出席」のどちらを使うか

オンライン会議でも、出欠を取る会議であれば「出席」を使って問題ありません。一方で、オンラインの会議に入ること自体を「参加する」と言うことも多く、どちらの言葉もよく使われます。

途中から出るときや、ほかの人の代わりに出るときなどの言い方は、次の通りです。

• 途中から出るときは、「途中から参加します」「途中から出席します」のどちらも使われます。
• 途中で抜けるときは、「途中で退席します」「途中で失礼します」と言います。
• ほかの人の代わりに出るときは、「代理で出席します」がよく使われます。
• 意見を言う立場ではなく、聞くために出るときは、「オブザーバーとして参加します」と言うこともあります。

言葉の違いより大事なこと：出る人に何をお願いしたいかを伝える

「参加」と「出席」のどちらを使っても、出る人に何をお願いしたいのかまでは伝わらないことがあります。出席者の欄に名前が並んでいても、意見を求められているのか、聞いておけばよいのかが分からなければ、準備のしようがありません。

部下の立場で、何をすればよいかを尋ねるとき

案内を受け取って、自分が何をすればよいのかが分からないときは、上司や主催する人に尋ねてかまいません。

上司の立場で、出てほしい理由を伝えるとき

上司から部下に出てほしいと頼むときは、出る理由と、その場でお願いしたいことを一緒に伝えると、部下も準備しやすくなります。

「参加」と「出席」の使い分けは、相手に伝わったでしょうか

言葉の使い分けがうまくいったかどうかは、正しい言葉を選べたかより、案内を受け取った人が迷わずに返事や準備ができたかで振り返ると分かります。

• 出欠の返事が期限までにそろったら、次の案内でも同じ書き方を続けてみてください。返事が遅れた人がいたら、何を返せばよいかが案内から分かったかを尋ねてみるとよいでしょう。
• 出席した人が意見や資料を用意して来てくれたら、次の案内でも、その場でお願いしたいことを一文添えるとよいでしょう。
• 同じ案内の中で「参加」と「出席」が混ざっていることに気づいたら、次からはどちらかにそろえると、読む人が迷いにくくなります。