会議に同席・陪席・随行するときのふるまい

会議の同席・陪席・随行とは：3つの言葉の違い

会議の同席・陪席・随行は、どれも「話の中心になる人が別にいて、自分はその人と一緒に出る」という点で共通しています。違うのは、どのような場面で使う言葉か、という点です。

• 同席：同じ会議や打ち合わせに、一緒に出席することです。最も広く使われる言葉で、社内でも社外でも使います。
• 陪席：上司や役員など、その場の中心になる人のそばに、補佐として同席することです。役員への説明の場や採用の面接などで使われ、自分から発言する場面は限られます。
• 随行：上司や役員の訪問や出張に付き添って行くことです。会議そのものに加えて、移動や前後の段取りも含みます。

どの場合も、部下の側が最初にすることは同じで、自分がその場で何を担うのかを、会議の前に上司と話しておくことです。役割がはっきりしていれば、当日に発言すべきか控えるべきかで迷う場面が減ります。

以下では、取引先の□□社様のオフィスで、入館カードの仕組みを新しいものに切り替える仕事を例にします。切り替えの日程の管理を受け持っている部下が、課長に随行して□□社様との打ち合わせに出る場面と、社内の部長会議で課長が切り替えの進め方を説明する場に陪席する場面です。

同席・陪席の前に、上司と確認しておくこと

同席の前に上司と確認しておきたいのは、自分が出る目的、発言してよい範囲、メモや議事録の担当の3つです。上司の側も、日々の仕事に追われて、同行する部下に役割を伝えそびれていることがあります。わからないことは、部下の側から尋ねてかまいません。

なぜ自分が呼ばれたのかがわからないときも、そのまま尋ねるとよいでしょう。期待されている役目がわかれば、用意する資料も決めやすくなります。

役割のほかに、次の点も上司と話しておくと、当日に慌てずに済みます。

• 集合の時間と場所、移動の手段（随行のとき）
• 持っていく資料とその部数、名刺の枚数
• 先方の出席者の名前と役職
• オンラインで参加する人がいるかどうかと、画面の共有を誰が受け持つか

会議の当日のふるまい：席、名刺交換、発言、メモ

会議の当日は、相手に失礼のないようにすることと、事前に話した役割を果たすことに気を配ります。発言は、求められたときと、事前に決めた範囲を基本にするとよいでしょう。

席と名刺交換

社外の会議室では、一般に入口から遠い席が上座とされます。案内された席に座るのが基本で、席を示されないときは、上司より入口に近い側に座ると無難です。名刺交換は、上司が先方と交換したあとに続くのが一般的です。

発言を求められたとき

発言を求められたら、結論から短く答え、詳しい説明は資料のどこにあるかを示します。その場で答えられない質問には推測で答えず、いつまでに返事をするかを伝えます。

メモを取るとき

メモは「決まったこと」「先方から出た心配や要望」「誰がいつまでに何をするか」の3つに分けて書くと、あとで議事メモにまとめやすくなります。パソコンでメモを取ってよいかどうかは、会社や会議によって扱いが異なるので、事前に上司に尋ねておきましょう。

社内の会議に陪席するとき

社内の部長会議に陪席するときは、上司の説明を聞きながら、質問が出そうな資料のページを手元で開いておきましょう。補足が必要だと感じたら、上司の説明の区切りを待ってから申し出ます。

オンラインで同席するとき

オンライン会議に同席するときは、自分が話す場面以外はマイクを切るのが基本です。上司への補足は、全員に見えるチャットではなく、事前に決めておいた方法で送ります。

上司と意見が違うとき、困ったときの伝え方

同席の最中に迷いやすい場面は、次の表の4つです。その場で何を言い、会議のあとに何をするかを、場面ごとに分けて考えておくと落ち着いて対応できます。

上司の説明が事実と違うときは、先方の前で上司の誤りを正す形ではなく、自分の記憶を上司に確認する形で伝えると、角が立ちません。

先方から自分では決められない判断を求められたときは、推測で答えず、上司に答えてもらいます。社外の人の前では、上司の名前に敬称を付けずに呼びます。

社外の打ち合わせで上司と違う意見を持ったときは、その場で意見が分かれて見えると、先方が判断に迷うことがあります。会議のあとに、理由と一緒に伝えるとよいでしょう。

会議のあとにすること：お礼、議事メモ、上司との振り返り

会議のあとは、先方へのお礼と上司への議事メモ、短い振り返りの3つをその日のうちに済ませておくと、次の打ち合わせの準備を進めやすくなります。先方へのお礼のメールは上司が送ることも多いので、自分が送ってよいかを先に尋ねます。

振り返りでは、上司の意見を伺うだけでなく、自分が気づいたことも伝えます。先方の様子を近くで見ていたのは、上司だけではないからです。

同席で気づいたことを、次の1on1の話題にするのも1つの方法です。話したいことと一緒に、上司に期待することも伝えておけば、上司も準備ができます。

同席・陪席がうまくいったかを、どう振り返るか

同席や陪席の振り返りで見たいのは、会議で失敗しなかったことではありません。上司と役割を話せていたことと、会議のあとに次にすることがはっきりしたことです。

• 会議の前に、自分の役割を上司と話せていたなら、次は、自分が説明する範囲を少し広げられないか相談してみてください。
• その場で答えられない質問があったなら、次の同席の前に、その分野の資料を上司と一緒に見ておくと安心です。
• 会議のあとに上司と少しでも話せたなら、次は、先方の反応で気づいたことも自分から伝えてみるとよいでしょう。
• 役割がはっきりしないまま出てしまったなら、次の会議の案内が届いた時点で、自分の役目を尋ねるところから始めてください。

同席や陪席は、上司の仕事の進め方を近くで見られる機会でもあります。気づいたことや尋ねたいことを書き留めておき、次に上司と話すときに持っていってください。