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会議のタイムスケジュールの作り方
先に答え
会議のタイムスケジュール（タイムテーブル）は、議題の時間を足し算するのではなく、終わりの時刻から逆算して作ります。まず開始と終了の時刻を決め、冒頭の5分（目的と今日決めることの説明）と最後の5分（決まったことの確認）、全体の1割ほどの予備の時間を先に取ります。残った時間を議題に割り振り、決める議題に長く、共有だけの議題は短くします。議題ごとの時間は「10時5分から10時30分」のように時刻で書き、前日までに送ると、途中から加わる人もいつ来ればよいかが分かります。
会議のタイムスケジュールは、 終わりの時刻から逆算して作る
会議のタイムスケジュール（タイムテーブル）は、議題ごとの時間を足し算して作るより、終わりの時刻から逆算して作ることをおすすめします。最初に開始と終了の時刻を決め、冒頭の説明と最後の確認、予備の時間を先に取り、残った時間を議題に割り振ります。
足し算で作ると、議題ごとに必要だと思う時間を積み上げた分だけ、会議が長くなってしまいます。逆算で作れば、限られた時間の中で、どの議題にどれだけ使うかを選ぶことになり、決める議題に時間を寄せやすくなります。
会議のタイムスケジュールの作り方： 6つの手順
会議のタイムスケジュールは、次の6つの手順で作ります。
- 開始と終了の時刻を決めます。長さは、その会議で決める議題の数から考えます。
- 冒頭の説明と、最後の確認の時間を先に取ります。冒頭の5分で会議の目的と今日決めることを伝え、最後の5分で、決まったことと担当、期限を確認します。
- 予備の時間を取ります。全体の1割ほどを目安に取っておくと、議題が少し延びても、終わりの時刻を守りやすくなります。
- 残った時間を議題に割り振ります。決める議題には長めに取り、共有だけの議題は、資料を前もって読んでもらう形にして短くします。
- 議題の順番を決めます。決める議題を、共有の議題より前に置くのも1つの方法です。時間が足りなくなったときに、決める時間が削られにくくなります。
- 時刻で書いて、前日までに送ります。「25分」ではなく「10時5分から10時30分」のように時刻で書くと、議題ごとに出入りする人も、いつ来ればよいのかが分かります。
議題ごとの時間を決めるときは、会議を開く側が一人で見積もるより、その議題を進める人に、どのくらい必要かを前もって尋ねるとよいでしょう。実際に話す人のほうが、説明にかかる時間を知っていることもあります。
- 来週の会議で、講師の割り当ての議題をお願いしたいと思っています。どのくらい時間があれば足りそうですか。
- 研修の日程の議題は、25分で組んでみました。足りないようなら、遠慮なく教えてください。
- 議題の順番は、日程を最初にしようと考えています。ほかに先に決めたいものがあれば教えてください。
会議のタイムスケジュールの例： 60分の会議
以下は、来年度の新人研修の計画を決める会議（人事課と各部の担当者の7人、10時から11時）のタイムスケジュールの例です。
| 時刻 | 内容 | ねらいと進め方 |
|---|---|---|
| 10:00〜10:05 | 会議の | 司会が、 |
| 10:05〜10:30 | 議題1： | 人事課が |
| 10:30〜10:45 | 議題2： | 案を |
| 10:45〜10:50 | 議題3： | 資料は |
| 10:50〜10:55 | 予備の時間 | 議題1か |
| 10:55〜11:00 | 決まったこと、 | 司会が |
この例では、決める議題である議題1に一番長い時間を取り、共有だけの議題3は5分にしています。議題2は、今日のうちに決めきることを目指さず、案を絞るところまでと決めておくことで、時間の中に収めています。
タイムスケジュールを送るときは、前もって読んでほしい資料と、議題ごとに出入りしてよい人を添えておくと親切です。
- 明日の会議のタイムスケジュールを送ります。議題3の会場の資料に、事前に目を通していただけると助かります。当日は質問の時間だけを取ります。
- 各部の△△さんは、議題2だけのご参加で大丈夫です。10時30分に入っていただければ間に合います。
会議の冒頭では、タイムスケジュールを口でも短く伝えます。
- では、始めます。今日は11時に終わります。10時半までに研修の日程を決め、そのあと講師の割り当てを相談します。
- 講師の割り当ては、案を2つに絞るところまでにして、決めるのは次回にします。皆さん、それで大丈夫でしょうか。
半日・1日の会議や研修のタイムテーブル： 休憩と区切りを先に置く
半日や1日にわたる会議や研修のタイムテーブルでは、議題の時間を割り振る前に、休憩と区切りの時間を先に置きます。休憩は、60分から90分ごとに10分ほどが1つの目安です。オンラインで行うときは、画面を見続ける時間が長くなるので、休憩の回数を増やすことも考えます。
あわせて、次の点も前もって決めておきます。
- 開始と終了の時刻は、会場の準備やオンラインの接続の確認にかかる時間も見込んで決めます。
- 昼食のあとは、説明を聞くだけの時間より、話し合いの時間を置く方法もあります。
- 1日の終わりには、決まったことと持ち帰ることを確認する時間を、15分ほど取っておきます。
- 午前の部は9時半から12時までです。10時45分から10分間、休憩を取ります。
- 午後の最初の時間は、各部の案を見比べて話し合う時間にしました。案は、昼休みまでに共有フォルダに入れていただけますか。
- 最後の15分で、今日決まったことと、各部に持ち帰ることを確認します。
当日、時間がずれたときの対応： 予備の時間を使い、 次の議題をどうするか決める
当日、議題が予定より延びたときは、まず予備の時間を使います。それでも足りないときは、次の議題を短くするのか、次回に回すのかを、参加者に尋ねたうえで決めてから進めます。黙って次の議題の時間を削ると、次の議題を進める人の準備が無駄になりかねないからです。
- 日程の議題が10分延びています。予備の5分を使い、議題3の共有は資料を読んでいただく形にしてもよいでしょうか。
- 講師の割り当ては、今日は決めきれそうにありません。案を2つに絞ったところで止めて、金曜までにメールで決めませんか。
- □□さん、会場の共有の時間がなくなってしまって、すみません。質問があれば、今日中にメールでお受けします。
予定より早く進んだときは、予備の時間を無理に埋めず、早く終えてかまいません。
- 予定より早く進みました。今日は5分早く終わります。
時間の見積もりが外れたときは、次のタイムスケジュールに生かします。見積もりは会議を開く側の仕事なので、外れたときは自分の見積もりとして振り返り、参加者の考えも尋ねるとよいでしょう。
- 日程の議題は、25分では足りませんでした。私の見積もりが甘かったので、次回は35分取ろうと思います。皆さんはどう思いますか。
会議のタイムスケジュールが役に立ったかを振り返る
タイムスケジュールが役に立ったかどうかは、予定通りの時刻に終わったかだけでなく、決める議題が決まったかどうかで振り返るとわかります。会議のあとに、次のように見直してみてください。
- 決める議題が、割り振った時間の中で決まらなかったときは、次の会議でその議題の時間を長めに取るか、案を絞るところまでと前もって決めてください。
- 予備の時間を使ったときは、どの議題が延びたのかを書き留めておき、次のタイムスケジュールでその議題の時間を見直します。
- 議題ごとに出入りした人が送った時刻に参加できなかったなら、次は、前の議題が延びたときの知らせ方もあわせて伝えます。
- 予定の時刻に終わったのに、決める議題が毎回残っているなら、次の会議では決める議題を最初に置き、共有の議題を資料に回してみてください。
この場面で、Kakeai AI 1on1 でできること
Kakeai AI 1on1 は、上司と部下の1on1の準備・会話・ふりかえり、そして日常の仕事の場面で、お二人のこれまでの1on1を踏まえた具体的な支援を届ける AI です。
会議の議題や資料を準備する段階で、資料をつくる人や報告する人と、何を決めておくかを話す時間が取れないときに、Kakeai AI 1on1では次のことができます。
終わりが近いときに、球体をクリックしたとき。
会議に出す前に決めておくことを、 1on1の中で決めるか持ち越すかまで、 二人で決めて終えられます。
球体は、「1on1実施中」の画面の右の列の下にある、Kakeai AI に話題を提案させるボタンです。その回に話した準備の話のうち、まだ決まっていないことを Kakeai AI が挙げ、その場で一つ決めるか、次回に持ち越すかを二人で確かめるよう提案します。お二人に同じ内容が表示されます。
…今日話した「部長会・海外向け価格」の件、…今日ここで一つ決めておくか、次回に持ち越すかをお二人で確かめておけますか？
上司の側で、1on1の前に「1on1前のAIアドバイス」で。
定例や打ち合わせが迫っているときに、 その前の1on1で何を決めておくかを考えてから臨めます。
これまでの1on1と今回の準備の内容を踏まえて、Kakeai AI がその回の狙いを書きます。近く予定されている会議に向けて、その回で決めておくとよいことに触れることもあります。上司ご本人向けの内容です。
…6月12日の次回定例と6月11日の設計側打ち合わせが迫っているので、今日決めておくと次の場に持ち込める材料が増えます。…
上司の側で、1on1のあとに「1on1後のAIアドバイス」で。
会議の資料をつくる部下に、 資料のどこに価値があるかを伝える一言を、 受け取る前に考えておけます。
次の1on1までに上司ができることが、その回の会話をもとに書かれます。部下がまとめた資料を受け取ったときに返す一言の例が示されることもあります。上司ご本人にだけ表示されます。
6月25日の1on1で比較を受け取った後、「営業目線で選ばれた理由を入れてくれたこと、企画側に持っていく価値があると思う」と一言返してみると、藤本さんが自分の視点の意味を実感する場になりそうです。
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よくある質問
会議のタイムスケジュールは、 どうやって作ればよいですか。
会議のタイムスケジュールは、終わりの時刻から逆算して作ります。開始と終了の時刻を決めたら、冒頭の5分と最後の5分、全体の1割ほどの予備の時間を先に取り、残った時間を議題に割り振ります。決める議題には長めに取り、共有だけの議題は資料を前もって読んでもらう形にして短くします。最後に、時刻で書いて前日までに参加者に送ります。
会議のタイムテーブルに、 予備の時間は必要ですか。
会議のタイムテーブルには、全体の1割ほどの予備の時間を取っておくことをおすすめします。60分の会議なら5分ほどです。議題が少し延びても、ほかの議題を削らずに、終わりの時刻を守りやすくなります。予備の時間を使わなかったときは、無理に別の話で埋めず、その分早く会議を終えてかまいません。
長い会議や研修では、 休憩をどのくらい入れればよいですか。
半日や1日にわたる会議や研修では、60分から90分ごとに10分ほどの休憩を入れるのが1つの目安です。タイムテーブルを作るときは、議題の時間を割り振る前に、休憩の時刻を先に置いておくと崩れにくくなります。オンラインで行うときは、画面を見続ける時間が長くなるので、休憩の回数を増やすことも考えてみてください。
会議のタイムスケジュールは、 時間（分）と時刻のどちらで書けばよいですか。
会議のタイムスケジュールは、「25分」のような時間ではなく、「10時5分から10時30分」のような時刻で書くのがおすすめです。時刻で書くと、途中から加わる人も途中で抜ける人も、自分に関わる議題が何時に始まるのかが分かります。司会も、今が予定より進んでいるのか遅れているのかを、時計を見ればすぐに判断できます。
会議が予定より延びたときは、 どうすればよいですか。
会議が予定より延びたときは、まず予備の時間を使います。それでも足りないときは、次の議題を短くするのか、次回に回すのかを参加者に尋ねたうえで決めます。たとえば、「予備の5分を使い、議題3は資料を読んでいただく形にしてもよいでしょうか」と尋ねます。黙って次の議題の時間を削ると、その議題を進める人の準備が無駄になりかねません。
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出典と、この数字を引用するときの書き方
出典：株式会社KAKEAI「1on1実態調査」（N=10,000、2026年5月実施、インターネット調査）
引用する際は、「出典：株式会社KAKEAI『1on1実態調査』（2026年）」と、このページのURLを明記してください。
このページのURL：https://kakeai.co.jp/guide/meeting-timetable-how-to-make
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KAKEAIでは普段、「上司」「部下」という言葉を使っていません。このページでは、多くの方に伝わりやすいよう、一般的な呼び方として「上司」「部下」と書いています。
このページは、Kakeai AI 1on1 を提供する株式会社KAKEAIが、自社で実施した1万人調査と Kakeai AI 1on1 の利用データの集計をもとに作成したものです。
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