上司に有給休暇を申請するときの伝え方

上司に有給休暇を申請するときは、日付と仕事の段取りをセットで伝える

上司に有給休暇を申請するときは、休みたい日付と、休む間の仕事の段取りを一緒に伝えてください。休みの間に誰が何を受け持ち、急ぎのことが起きたときにどうするかまで伝わっていれば、休みの間も仕事が止まりにくくなります。

申請の方法や期限は、会社によって違います。申請の方法（勤怠の仕組みからの申請や申請書の提出）と、何日前までに出すかが決まっていることがあるので、就業規則や社内の手続きを一度確認しておきましょう。上司への一言は、その手続きの代わりにはならないので、手続きとあわせて伝えます。

上司に伝えることは、次の4つです。

休む理由をどこまで伝える必要があるかは、会社の決まりや法律上の扱いに関わるため、このページでは判断しません。就業規則を読み、迷うときは人事の担当に尋ねてください。理由を伝える場合も、自分が伝えてよいと思える範囲で足ります。

前もって有給休暇を申請するときの伝え方：口頭とメールの例

前もって分かっている休みは、早めに伝えるのがおすすめです。休みまでの日数に余裕があるほど、仕事の段取りを決めやすくなります。以下では、会社のウェブサイトの更新作業を受け持っている部下を例にします。

口頭で伝えるときは、日付、手続き、仕事の段取りの順に短く話します。

メールやチャットで伝えるときは、件名に日付を入れておくと、上司があとから探しやすくなります。

休み明けには、休みの間の様子を確認して、上司と引き受けてくれた人に一言伝えます。

当日の朝に有給休暇を取るときの連絡：決まった手段で、早めに

子どもの急な発熱や自分の体調などで、当日の朝に休むことになったときは、会社で決まった手段と時間に沿って、できるだけ早く連絡します。決まりがなければ、上司が始業前に気づける手段を選びます。急な休みが有給休暇として扱われるかどうかも会社の決まりによるので、手続きはその決まりに沿って進めます。

体調のことは、仕事の段取りに必要な範囲で伝えれば足ります。

繁忙期や締め切りと重なるとき：段取りの案を添えて相談する

休みたい日が、繁忙期や締め切りと重なることもあります。そのときは、申請の前に上司に相談し、休む間の段取りの案を添えて伝えるとよいでしょう。上司にとっても、案があると判断しやすくなります。

申請した日の変更をどう扱うかには、会社の決まりがあります。日付の調整を求められて迷うときは、人事の担当に相談してみてください。

有給休暇の申請で、避けたいこと

• 上司が忙しそうだからと、申請を先延ばしにする。直前になるほど、仕事の段取りを決める時間がなくなります。
• 日付だけを伝えて、休む間の仕事の段取りを伝えない。上司が休みの間の仕事の状況を知らないままになります。
• 逆に、理由や事情を細かく説明しすぎる。理由をどこまで伝えるかは、会社の決まりと、自分が伝えてよいと思える範囲で決めてかまいません。
• 口頭で了承をもらって、手続きを出し忘れる。上司への一言と、会社の手続きは別のものです。
• 休みの間も、連絡にいつでも応じると約束する。休みの間の連絡をどうするかは、会社の決まりと自分の予定を踏まえて、上司と前もって決めておくとよいでしょう。

申請するたびに上司の反応が気になって休みを取りにくい状態が続くときは、一人で抱えず、人事の担当に相談することも考えてよいでしょう。

休みの前後のやり取りがうまくいっているかの振り返り方

有給休暇の申請がうまくいっているかどうかは、申請が認められたかだけでなく、休みの前後で仕事が滞らなかったかで振り返ってみてください。気になった点があれば、次の休みでは次のように進めてみましょう。

• 休む間の仕事の段取りで、上司との認識が違っていた点があれば、次は申請のときに段取りを書き出して伝えてみてください。
• 休みの間の急ぎの対応を誰にお願いするかが決まっていなかったときは、次は申請の前にお願いしておくと安心です。
• 休み明けに休みの間の様子を共有できていなかったら、次は休み明けの朝に、上司と引き受けてくれた人に一言伝えるところから始めましょう。
• 今回の申請が直前になってしまったら、次の休みは、日付が決まった時点で上司に伝えるとよいでしょう。

日付と段取りをセットで伝える流れが一度決まると、次からの申請でも迷いにくくなります。