上司に連絡先や電話番号を伝えるメール

上司に連絡先や電話番号を伝えるメールで、押さえること

上司に連絡先や電話番号を伝えるメールは、長く書く必要はありません。押さえることは、次の表の5つです。中でも大事なのは、どの連絡先をどういうときに使ってほしいかを書くことと、伝える範囲を自分で決めておくことです。

連絡先は本文の文章の中に埋め込まず、1行ずつ分けて書くと、上司が登録しやすくなります。メールの署名にも同じ番号を入れておくと、上司があとから探すときに役立ちます。

場面ごとの、上司に連絡先を伝えるメールの文面の例

連絡先を伝える場面は1つではありません。初めて伝えるのか、変わったのか、求められて提出するのかで、書くことが少し変わります。以下では、総務の仕事をしている部下が課長に伝える場面を例にします。名前は○○、番号はXで示します。

着任や異動で、初めて連絡先を伝えるとき

携帯電話番号やメールアドレスが変わったとき

変わった当日に送り、以前の番号がいつまで使えるのかを書きます。

緊急連絡先の提出を求められたとき

緊急連絡先は、誰に、どういう場合に使われるのかを確認したうえで出します。わからなければ、メールの中で尋ねてかまいません。

出張や在宅勤務の間の連絡先を伝えるとき

私用の携帯番号を伝えるとき

私用の番号を伝えるときは、使ってほしい場面と期間を書きます。

私用の携帯番号を上司に教えるか迷うとき

私用の携帯番号を上司に教えるかどうかは、会社の決まりを確認したうえで、自分で決めてよいことです。会社から携帯が支給されているなら、業務の連絡はそちらで受けるのが基本で、私用の番号を伝えなくてもかまいません。支給がなく、緊急の連絡手段として求められている場合は、使う場面を限る一言を添えて伝える方法があります。

伝えないと決めたときの、口頭やメールでの返し方の例です。連絡がつく方法を代わりに示すと、断る形になりにくくなります。

伝えると決めたときは、使ってほしい場面を一言添えます。

連絡先を尋ねる上司の側には、災害時や休日の緊急対応で部下に連絡がつかないと困る、という事情があることが多いものです。断るときも、連絡がつく方法を代わりに示せば、上司の心配に応えることができます。

上司から口頭で連絡先を聞かれたときの返し方

メールではなく、その場で連絡先を聞かれることもあります。すぐ答えられるなら答え、迷うなら、確認してから伝えると返してかまいません。

その場で決めかねるときは、「あとで送ります」と時間を置くと、落ち着いて決められます。

連絡先を伝えたあとに、二人で確かめておきたいこと

連絡先を伝えたあとは、番号が届いたかどうかより、二人の連絡の仕方がそろったかどうかを見ます。次の点を振り返ってみてください。

• 急ぎの連絡と、急ぎでない連絡で、どの手段を使うかが二人の間でそろっているでしょうか。
• 連絡がつきやすい時間帯と、出られない時間帯を、上司に伝えられているでしょうか。
• 私用の番号を伝えた場合、使ってほしい場面を上司と共有できているでしょうか。
• 業務時間外の連絡について、会社の決まりと二人の間の約束が食い違っていないでしょうか。

連絡の仕方について迷うことがあれば、1on1で確認するとよいでしょう。