「ちょっと聞いて欲しい」を、きちんと話せる 1on1がいつもある
Profile
写真右:天王寺基裕さん/上長
みずほリサーチ&テクノロジーズ株式会社 第6事業部第5部
写真左:岡戸可奈さん/メンバー
みずほリサーチ&テクノロジーズ株式会社 第6事業部第5部
Q:現在の1on1実施方法や位置付けについて教えてください。
雑談を含めたコミュニケーションの場として。
岡戸さん:1on1は報告と、情報共有の場として捉えています。また、頻度としては週に1回で、その週の中で起こった出来ごとや、直近抱えているタスクの状況を話すようにしています。前日または当日の1on1の前までにトピックと対応を選び、「今こういう業務をやっていて、これについて悩んでいるんです」ということをKAKEAI上で箇条書きにして送るようにしています。
天王寺さん:ただ、そんなにきちっとかしこまった形ではないよね?「雑談を含めたコミュニケーションの場」みたいになっていると思います。
岡戸さん:そうですね。業務の話でトピックを設定しても、実際はそれに縛られることなく、いろんな話をしていますね。
Q:週1回で1on1を行っている意義についてはどのように感じていますか?
ちょっと聞いてほしいという時間を、定期的に設ける。
岡戸さん:同じフロアにいれば気軽に会話できますが、テレワークになったことでコミュニケーションの機会が減りました。そのため、わざわざメールや電話をするほどの話でもないけれど、ちょっと状況を聞いて欲しい、耳に入れておきたいなと思うことを1on1に向けてまとめておくようにしています。ちょっと聞いて欲しいことを、ちゃんと話せる場があるということに意義を感じています。
天王寺さん:逆に定期的にやらないと、やらなくなっちゃう人が多いんだろうなと思っています。いろんな業務をしている中で、誰かと相談したり話をする時間は大事だと思います。
私なんかは、会社のスケジューラーで1〜2ヶ月くらい先まで、みんなとの1on1の時間を固定で押さえています。1on1の予定は私が全員分入れて、できるだけ他の予定を入れられないようにしています。
今までの話を振り返り、現在地を確認する。
岡戸さん:KAKEAIを使うと1on1で話した内容を簡単に振り返ることができます。現場で起きている1−2週間の業務の状況を手元で記録しておいて、KAKEAI上で前回書いたコメントをそのままコピーして、そこから一週間分の動きを追加したり、終わったものを消したりして現状を整理して1on1で話をするようにしています。
Q:今後1on1面談をどのようなものにしていきたいですか
1on1は信頼関係を築くための手段として
岡戸さん:1on1をやること自体が目的ではなく、上司と部下がコミュニケーションをとって信頼関係を築くことで、今後のキャリアアップや業務のことを会話し、同じ方向を向いて様々なことに取り組める状態にすることが大切だと考えます。1on1はその目的を叶えるための手段だと思います。裏を返せば、1on1を通して「どうしたいか、どうなりたいか」ということ共有しないまま1on1を実施しても、それは形式的な場になってしまうと思います。
上司も部下もまずは歩み寄りを大切にする
岡戸さん:部下から見ると、例えば上司と年齢が離れていて話しづらいとか、ざっくばらんに話せる雰囲気ではないという話を耳にすることもあります。1on1がなかなか社内で普及しないのは、忙しくて時間がとれないというよりも、そのような「話しづらい」というお互いの気持ちの問題が大きいのではないかと思います。まずは、お互いが歩み寄る必要があると思っています。部下の方からは話を聴いてほしいと歩み寄り、上司からは話を聴くよという雰囲気を醸し出す。お互いのそのような意思を見せれば、話すことへの抵抗感がなくなり、週1の1on1がうまくまわると思います。
全ては何のためにやっているのかを確認するところから
天王寺さん:基本的には岡戸さんが言った通りですが、1on1自体をなぜやっているの?という目的の確認は大事だと思います。私の場合は、部下の皆さんと定期的にコミュニケーションをとりながら、表情や仕事の充実度合いを見なきゃいけないなという意識を持ってやっています。ですから、今後どうしていくのかという自身にとっての目的が明確になりやすいです。
1on1に限らず、全ての業務も同様ですが、背景には組織・会社としての目的意識も踏まえながら、自分として本質的な意味を見失わないように1on1をやっていきたいと思っています。本当の極論を言うと、それぞれの部署の仕事やマネジメントのスタイル次第で、絶対に1on1が必要かと言われるとそうとは言い切れないと思いますが、会社として、組織として、1on1を推進していこうと決めたのもわかるし、私が思うマネジメントのやり方としては1on1は必要だと思ってやっています。
※上記事例に記載された内容は、2021年6月取材当時のもので、閲覧時点には変更されている可能性があることをご了承ください。