「ツールの活用により、部下との対話に専念したかった」マネジャーの負担を軽減して1on1を持続可能にするための体制づくり

業界：ITコンサルティング｜従業員数：100名〜499名｜導入目的：エンゲージメント向上

ウルシステムズ株式会社
取締役／テクノロジー本部 部長
桜井 賢一 さん

1on1導入の経緯：
・2017年頃、エンゲージメント向上をねらって「1on1」を開始

1on1課題：
・1on1の履歴管理やスケジュール調整など、メンバーの増加に伴ってマネジャーの負担が大きくなっていた

『Kakeai』を選んだ理由：
・1on1を定期的に実施できる仕組み
・1on1の準備・振り返りがスムーズにできる
・データを活用して1on1の質を高めるマネージャ支援機能

導入8ヶ月で実感した効果：
・メンバーから積極的に1on1が設定されるようになり、定期的な1on1が実現
・1on1で話したいトピックを提示してくれることで対話がスムーズに

ウルシステムズ株式会社 取締役 桜井さんに、1on1支援ツール『Kakeai』の導入の背景や、目指す組織について伺いました。

「エンゲージメントの向上」を目指して2017年から1on1導入

Q：業務内容と組織について教えてください。

ITコンサルティング事業です。新規サービスの創出や業務プロセスの刷新など、いわゆるDXを実現する「攻めのIT」コンサルティングサービスを提供しています。クライアントは国内リーディングカンパニー様が中心で、一度お付き合いすると長いお付き合いになることが多いです。お陰様で業績も好調に推移しています。

ITコンサルティング企業はたくさんありますが、私達の特徴は全員がエンジニア出身のコンサルタントであるという点です。どんなに立派な構想を描いても、実現できなければ絵にかいた餅になってしまいます。システム開発やプロジェクトマネジメントに精通したメンバーが、システム導入後までを見据えて伴走できることが当社の強みです。創業者である会長、社長をはじめ、ディレクター陣も全員エンジニア出身。ハイレベルな人材が約400名集まっており、ますます仲間が増えているところです。

Q：1on1導入の経緯について教えてください。

2017年に『ヤフーの1on1』が刊行されて話題を呼んでいました。私も当時本書を読んで「自部署でもやってみよう」と思ったのが始まりです。当社は腕に覚えのある人間を集めたベンチャーとしてスタートしたこともあり、メンバーはプロジェクトに集中してしまい、会社や組織のことは二の次という雰囲気も少なからずありました。もっと組織の力を高めることでさらに成長したい、そのためには「エンゲージメント」を意図的に醸成していく必要がある。そのための様々な施策を考えていく中で「1on1」が活かせそうだと考えたのです。

月次のマネジャーミーティングで自部署での取り組みを紹介していくうちに、他のマネジャーも興味を持ちはじめたようで、気づけば全部署で1on1を実施するようになっていました。「良いものはやってみよう！」とすぐに試してみる社風は自慢ですね。

継続する仕組みがないことが、一番苦しかった

Q： 1on1を開始していかがでしたか。

部下とふたりで話す時間を持つ。そのことの大切さを改めて実感しました。定期的に接点を持つだけで人間関係が変わってきますよね。気軽に相談してくれる人も多くなりました。例えば、「実は違う仕事をやりたいです・・」などと漏らしてくれる。これが大事なんです。悩みや不満が大きくなる前に察知できれば、他部署に異動させたり、次のプロジェクトのアサインを考慮したりすれば良いですからね。
難しいのは何と言っても継続です。話を聞くだけで時間一杯で次の日程を決めないまま1on1を終えてしまったり、タイミングを逸して間が空いてしまったりすることも多かった。スケジュールを押さえる、忘れずに定期実施するというだけのことなのですが、忙しい業務の中で全員分を実施するのは大変でした。誰かを忘れていないか常に気になる。気持ち的に苦しかったですね。

メモを整理するのも一苦労でした。せっかく部下がいろんな話をしてくれるのですから、しっかりと記録して次回の1on1で話題にしたい。話しながらパソコンでメモを取るのは対話に集中していない印象を与えてしまうことが気になって、手書きしたメモをスキャンして保存していました。次回はメモを探すところから始まり、準備と振り返りに時間も手間もかかっていました。

Q：『Kakeai』導入の経緯や実感されている効果を教えてください

1on1は全社で実施されていたのですが、メンバーが増えていくにつれマネジャーの負担が気になってきました。メンバー一人ひとりに出来得る限り向き合いたいと苦労しているマネジャー陣をなんとかサポートできないかと思っていたところ、『Kakeai』が目に留まり、さっそくもう一人のマネジャーと利用を開始してみました。

日程調整は「次のKakeaiを入れておいてね」と伝えるだけなのですごく楽になりました。メモも楽になりました。『Kakeai』を使うと相手がリアルタイムにメモの内容を見ることができる。その場でパソコンでメモを取ることへの抵抗感がなくなりました。過去のメモを遡るのも簡単なので、1on1の実施がスムーズになったと実感しています。

アジェンダもいいですね。導入前はメンバーから「何を話したら良いんですか」と聞かれることが多かったのですが、導入してからはメンバーの方から話題が上がってくるようになりました。『Kakeai』を導入したことで、これまで1on1に積極的でなかったメンバーが自ら進んで設定してくれるようになりました。あれは一番の驚きでした。メンバーも1on1に意味があると感じてくれるようになったのだと思います。

マネジャーの情報交換チャットで『Kakeai』の話をしたところ、「自分も使いたい」と皆が言い出しまして、マネジャー全員にアカウントを配布する流れになりました。それぞれ同じような苦労を抱えており、そうした状況を打開する方法を求めていたのだと改めて感じました。

コミュニケーションプラットフォームとして1on1を活用

Q：今後の『Kakeai』の活用イメージについて教えてください。

1on1のカルチャーは浸透しているので、これからはその質をどう上げていくかが課題だと考えています。今はやり方はマネジャーによってマチマチです。業務の話をしている人もいれば、雑談だけしてる人もいると思います。もちろん、メンバーによって話す内容は変わるのでこれさえやっておけばというモノはないと思うのですが、『Kakeai』のデータを活用して1on1の効果を高めるためのベストプラクティスを見つけていきたいと思っています。

また、先日メンバーから「メンバー同士の1on1でKakeaiを使いたい」という提案をもらいました。上司と部下の間だけではない『Kakeai』の活用も広めていけると良いですね。上司部下だけの関係性ではなく「同期」「先輩後輩」など様々な関係性を活用していくことで、さらに強い組織になっていけるのではと考えています。このように『Kakeai』がフランクに話ができるプラットフォームになれば良いなと思っています。

※上記事例に記載された内容は、2023年4月取材当時のものです。閲覧時点では変更されている可能性があります。ご了承ください。