1on1をメンバーのための時間として定着させ、グループのシナジーを生み出すきっかけに

株式会社ポーラ・オルビスホールディングス
グループデジタルソリューションセンター
エンジニアリング統括　佐々木　哲哉 さん

Q：1on1に取り組まれた経緯を教えてください。

コロナ禍で1on1を始めたものの、感じた「質」に対する疑問

もともとは、グループ会社のオルビスブランドを担当しているチームのみでスモールに1on1を始めました。1on1に取り組み始めた理由は、コロナ禍でコミュニケーションが希薄になっていたことでした。一人ひとりの内面的な不安が高まり、チームに対する意識が弱まってきたためです。コロナ禍が長引き、次第に会社全体でもメンバーのフォローのために1on1を実施する必要性があることが認識され、継続してきました。

ですが、その1on1の「質」に疑問を持っていました。1on1を実施する理由は、マネジャーが、マネジャー目線で、マネジャーの仕事のために行っているのではないか、本当に今やっている1on1はメンバーのためになっているのか、と疑問に感じていました。このような状況で1on1を継続していくことが、いつしかマネジャーの負担にもなっていたと思います。

せっかく時間をかけて1on1をやるのであれば、メンバーにとっても、マネジャーにとっても良い時間にしたい、という想いがありました。その中で何か頼れるツールがないかと探していたところ、デジタル広告でKakeaiを見つけ、その日のうちに問い合わせをしました。

Q：Kakeaiを導入した決め手を教えてください。

負担が少なく運用できること、1on1の質を変えられること

他にないツールだからです。Kakeaiでは1on1を可視化することができます。お互いのメモを履歴として残すことができ、いつ誰とどのような話をしたのかを積み上げることができます。会話を積み上げるための履歴を残すという観点では、ExcelでKakeaiと同じようなことをやろうと思えばできるかもしれません。しかし、実際には負担が大きくて継続することが難しいです。Kakeaiというフォーマットに乗っているから定期的に実施でき、負担なく運用していけるというのが一つ目の理由です。

二つ目の理由は、Kakeaiはメンバー側が先にテーマを設定できる点です。1on1の質の向上を考えた際、マネジャーが話を聞きたいから1on1を行うという構造ではなく、メンバーが自らの意志で話をしたいという構造をつくることが必要だと感じていたからです。メンバー側が先にテーマ設定できる仕組みを知った時に「これだ！」と感じました。ツールの中でメンバー側が選ぶだけで1on1をどうしたいかを伝えられる。この手順が、メンバーが本当に話したいことを話せる構造になるのではないかと思い、Kakeaiの導入を決めました。

Q：Kakeaiをご利用いただいて感じる変化はありますか？

心理的なハードルが下がり、話したいことが話せる1on1へ

Kakeaiを導入してみると、組織内で1on1が定着してきたという実感があります。以前は1on1に対するルールや仕組みがなく、マネジャーが自分のタイミングで、自分の都合で実施している状態でした。Kakeaiを導入したことで、誰がどのくらい1on1を実施しているのか分かるようになり、マネジャーごとの1on1のやり方の違いも把握できるようになりました。また、マネジャー同士でお互いのデータを確認しながらどのように1on1を実施しているか、効果的なメンバーへの対応をお互いに共有するようにもなりました。

Kakeai導入当初、メンバーにアンケートを取った際「Kakeaiがあることによって1on1の場が設けられ、定期的に実施できることが良い」という声がありました。メンバーも、Kakeaiが導入されたことで1on1を実施するきっかけになり、上司に話したいことを話す時間を設けてもらえた、という感覚もあるのだと思います。ツールを導入することで、この段取りで1on1をすれば良いという形になったからこそ、心理的ハードルが下がってメンバーのための時間になってきているのだと思います。
2022年7月に一部署からKakeaiを使い始め、段階的に利用部署を広げて、現在ではグループデジタルソリューションセンター全体で利用しています。利用部署を広げていく度にマネジャーにアンケートを実施していますが、「継続したい」という声が広がってきています。1on1をしっかり定着させて、運用していくためのツールの価値を多くのマネジャーが感じ始めているようです。

Q：Kakeaiをご利用いただくメリットや使い続ける理由を教えてください。

Kakeaiで履歴を一括管理、対話に集中できる

履歴を残せることが大きなメリットです。Excelでもやろうと思えばできるかもしれませんが、結局はやりません。Kakeaiの1on1で話した内容を、履歴として一元管理ができることは負担の軽減にもなります。
自動文字起こしもできるようになり、その内容がダイジェストで表示され、終了後には要約もできるので、ある程度何を話したのかがわかるようになりました。1on1では、お互いのコミュニケーションに集中したいものです。文字起こしをしながら、必要な部分はメモを入力することで、より集中してお互いの対話に臨むことができるようになりました。文字起こしや要約の精度などはまだまだ課題はあると思いますが、今後のアップデートにも期待しています。

Q：1on1を今後どのように発展させていきたいですか？

1on1の活性化によって、シナジーを発揮していく

グループデジタルソリューションセンターは、グループ各社に設置していたIT機能が統合する際に持っていた経験やナレッジが一つに集まった組織です。この組織が担うのは、その特徴を活かして新たな価値創造やDXを加速させること。そのために各メンバー、各組織の掛け算によってシナジーを発揮していくことが求められています。
そのためには、1on1もマネジャー・メンバーの縦関係だけでなく、横・斜めの関係性で行うことで、多くのシナジーを生むことができると考えています。こういった組織の中でKakeaiを広めていくことでグループのエンジンとなり事業を加速させていきたいと思います。

※上記事例に記載された内容は、2024年3月取材当時のものです。閲覧時点では変更されている可能性があります。ご了承ください。